Программа учёта для автомойки: от приёма машины до выдачи

Суббота, после обеда: четыре машины в пене, три в очереди, одна ждёт выдачи. Звонит телефон: «Как там моя машина?» Чтобы ответить, вы сначала смотрите на доску, потом спрашиваете мойщика и в последнюю очередь листаете квитанционную книжку. Программа учёта для автомойки существует как раз для того, чтобы таких моментов не было: какая машина ждёт, какая готова, кто работает на каком посту и что в кассе к концу дня — всё видно на одном экране.

В этой статье пошагово, от приёма машины до выдачи, разбираем, что программа учёта должна фиксировать на автомойке. Примеры приводим на базе ПО для автомойки Cleandy, но список можно использовать как чек-лист, какую бы программу вы ни рассматривали.

Что должна отслеживать программа учёта для автомойки?

С ростом бизнеса информация, которую держат в голове, быстро теряется. Хорошая система учёта должна мгновенно отвечать как минимум на семь вопросов:

• Автомобиль: какой госномер, какой тип, приезжал ли раньше?
• Клиент: чья машина, какой телефон, есть ли баланс или пакет моек?
• Услуга: наружная мойка, уборка салона или полировка с воском?
• Место: на каком посту машина и во сколько?
• Сотрудник: кто взял работу?
• Статус: ожидает, в работе, готова к выдаче?
• Оплата: наличными, картой или записано на счёт клиента?

Если каждый из этих семи пунктов хранится на отдельной бумажке, вы не ведёте учёт — вы просто делаете заметки.

1. Приём автомобиля: учёт начинается с госномера

На автомойке быстрее всего узнать клиента по госномеру. В Cleandy достаточно ввести номер в поле на экране заказа и запустить поиск — находятся машина и её владелец, клиент выбирается автоматически. Если в час пик не хочется печатать, номер можно считать камерой телефона или планшета: наводите рамку на экране на номерной знак, проверяете распознанный номер и подтверждаете. Изображение обрабатывается на самом устройстве и никуда не отправляется; если номер не распознался, его вводят вручную.

Если в номере ошиблись на одну букву, программа предложит сохранённые номера, отличающиеся одним символом: «Возможно, вы имели в виду…?» Новый номер одним нажатием добавляется выбранному клиенту. Поскольку за одним клиентом можно закрепить несколько машин, семейные и служебные автомобили собираются в одной карточке.

Затем вы выбираете один из более чем 12 типов автомобилей (седан/хэтчбек, внедорожник/кроссовер, микроавтобус/фургон, пикап/лёгкий грузовик, мотоцикл, люкс/спорткар и другие) и нужные услуги; цены подставляются из прайс-листа этого типа. В тарифах Professional и выше при приёме можно ещё и прикрепить к чеку фото автомобиля — в споре «эту царапину сделали у вас» у вас будет запись.

2. Моечные посты и персонал: кто, где и что делает?

Если у вас несколько моечных постов, основная путаница начинается здесь. На экране «Автомойка» в Cleandy каждый пост (слот) — отдельный столбец календаря; вы задаёте ему название и цвет, например «Пост 1», «Пост 2». На каждой карточке видны госномер, тип автомобиля и сотрудник, который выполняет работу; какая машина на каком посту — понятно с одного взгляда.

У каждой записи есть статус: Ожидает, Выполняется, Завершено или Отменено. Под календарём показаны количество записей по статусам за день и общее число записей; ответ на вопрос «сколько машин ждёт?» вы получаете без подсчётов.

На стороне персонала работу упрощают два правила:

• Сотрудник видит только свою работу. Пользователь с ролью «Сотрудник» видит на экране только назначенные ему машины, и список не перегружен.
• Ничего не остаётся без исполнителя. Записи без назначенного сотрудника ждут в «Пуле неназначенных работ». Свободный сотрудник забирает работу кнопкой «Взять», или руководитель распределяет её через «Назначить сотрудника».

Если вы работаете по записи, клиент может и сам записаться в этот календарь по ссылке; подробности — в нашей статье об онлайн-записи на автомойку.

3. Ожидающие и готовые машины: список выдачи

Календарь показывает план, а список выдачи — реальное положение дел на кассе. На экране «Готовые к выдаче» открытые чеки фильтруются по статусам В работе и Готово, а искать можно по номеру чека, имени клиента или телефону.

Когда машина готова, достаточно нажать кнопку «Готово». Если вы настроили шаблон сообщения WhatsApp и клиент не отключил уведомления в WhatsApp, ему уходит сообщение о готовности. Кнопкой «Напомнить в WA» на том же экране можно в любой момент повторно отправить сообщение «Ваш заказ готов» с номером чека и позициями. Так вам не придётся обзванивать каждого клиента со словами «ваша машина готова». Когда машину отдают владельцу, выдача оформляется на экране «Выдача»; если оплата предусмотрена при выдаче, её принимают там же.

4. Дневная касса: один отчёт в конце дня

Последнее звено учёта — деньги. В Cleandy оплату можно принять наличными, картой, на счёт клиента или при выдаче. В конце дня Z-отчёт собирает на одной странице:

• Общее количество заказов и выручку
• Разбивку по способам оплаты (наличные, карта, счёт клиента, перевод и другие)
• Расходы за день
• Отменённые чеки и причины отмены
• Расчёт кассы: размен на начало дня и наличные к сдаче

Отчёт можно сформировать за один день или за период и выгрузить в Excel. Касса отслеживается и по сотрудникам: видно отдельно, кто сколько принял и что с кого получить в конце дня. В списке чеков рядом с каждым чеком указано имя кассира, который его провёл. А пользователь с ролью «Кассир» не имеет доступа к Z-отчёту и списку чеков; итоговые цифры дня видите вы и те, кому вы дали доступ.

5. История клиента: не начинайте с нуля при втором визите

Долгосрочная ценность программы учёта накапливается в карточке клиента. В Cleandy в карточке клиента хранятся его госномера, прошлые чеки, оплаты и текущий баланс; если вы продали ежемесячный абонемент или пакет моек, здесь же видны оставшиеся мойки. Автопаркам и корпоративным клиентам, работающим в долг, можно отправить в WhatsApp выписку по счёту за выбранный период.

Если хотите привязать постоянных клиентов пакетами, загляните в нашу статью о системе абонементов и пакетов для автомойки.

Журнал против программы учёта

Часто задаваемые вопросы

Можно ли пользоваться программой учёта для автомойки с телефона?

Да. Cleandy работает в браузере: вы входите с телефона, планшета или компьютера без установки. Для считывания номеров используется камера телефона или планшета.

Видят ли сотрудники работу других сотрудников?

Пользователь с ролью «Сотрудник» видит в календаре только назначенные ему записи. Неназначенные работы лежат в общем пуле, и сотрудник может их взять.

Получит ли клиент уведомление, когда машина будет готова?

Когда вы отмечаете машину в списке выдачи как «Готово», клиенту уходит сообщение в WhatsApp — если шаблон сообщения WhatsApp настроен и уведомления у клиента включены. Кнопкой «Напомнить в WA» сообщение можно отправить и вручную.

Что будет, если номер введён с ошибкой?

Программа покажет в подсказках сохранённые номера, отличающиеся на один символ. Выберите правильный номер — откроется карточка клиента; если такого номера в базе вообще нет, добавьте его выбранному клиенту.

Попробуйте 15 дней бесплатно

Чтобы увидеть экраны учёта на своих машинах, изучите программу для автомойки Cleandy и откройте бесплатный пробный аккаунт на 15 дней; банковская карта не нужна.