Онлайн-запись на автомойку: клиент записывается сам по ссылке

Утро выходного дня, телефон не умолкает: «На 11 есть место?», «Можно подъехать после обеда?», «Завтра утром свободно?» Каждый звонок — это сотрудник, который отрывается от пены и тянется к телефону. Система онлайн-записи на автомойку перекладывает эту нагрузку на клиента: открыв ссылку, которой вы поделились, клиент видит свободное время, выбирает подходящее и записывается сам. А вы видите запись, которая появилась в вашем календаре.

В этой статье рассказываем, как настроить онлайн-запись на автомойке, как избежать двойных и фейковых записей и кому в команде достаётся новая запись. Примеры приводим на базе программы для автомойки Cleandy.

Почему записи по телефону уже недостаточно?

У записи по телефону и через переписку в WhatsApp три слабых места:

• Записи разбросаны. Одна запись — в телефоне, другая — в журнале, а иногда — только в голове сотрудника.
• Накладки никто не замечает. На один пост на одно и то же время записывают две машины; проблема выясняется, только когда обе подъезжают к воротам.
• Заявки в нерабочее время теряются. Клиент, который хочет записаться поздно вечером, не получает ответа и едет в другое место.

Онлайн-запись решает все три проблемы сразу: записи собираются в одном календаре, занятое время выбрать нельзя, а ссылка работает днём и ночью.

Как работает система записи на автомойку?

В Cleandy настройка занимает несколько минут. Порядок такой:

1. Задайте моечные посты. В разделе «Слоты» на экране «Автомойка» вы задаёте каждому посту название и цвет (например, «Пост 1»). В календаре у каждого поста свой столбец.
2. Укажите график работы. В разделе «Рабочее время» отмечаете рабочие дни, время открытия и закрытия, праздничные и выходные дни.
3. Поделитесь ссылкой. Кнопка «Ссылка для записи» готовит ссылку, чтобы отправить её в WhatsApp. Эту же ссылку можно разместить на сайте или в профилях в соцсетях.
4. Клиент выбирает время. Открыв ссылку, клиент выбирает день и видит по каждому посту получасовые интервалы со статусом Свободно, Занято или Прошло.
5. Телефон подтверждается. Клиент вводит свой номер и 4-значный код, пришедший ему в WhatsApp. Код действует 10 минут.
6. Клиент заполняет данные. Имя, госномер (обязательно), тип автомобиля, нужные услуги и, при желании, комментарий; кнопкой «Записаться» запись завершается.
7. Подтверждение уходит в WhatsApp. Клиенту отправляется сообщение с датой, временем и госномером, а запись появляется в вашем календаре.

Клиенту не нужно скачивать приложение или регистрироваться: страница открывается в браузере телефона. В зависимости от языка браузера клиента она отображается на одном из 12 языков, включая турецкий, английский, немецкий, русский и арабский. Для моек в туристических районах или с большим количеством иностранных клиентов это небольшая, но полезная деталь.

Как избежать двойных и фейковых записей?

Владельцы, которые думают о переходе на онлайн-запись, чаще всего задают два вопроса: «Что будет, если на одно время запишутся двое?» и «А если кто-то запишется ради шутки?»

• Контроль накладок: если на посту этот интервал уже занят, клиент не сможет его выбрать. Даже если два клиента одновременно попытаются записаться на одно время, система не примет вторую запись и попросит выбрать другое время. При этом на разные посты в одно и то же время можно записаться независимо друг от друга.
• Подтверждение телефона: форма записи открывается только после ввода кода из WhatsApp. Подтверждение тоже уходит на проверенный номер, так что у вас остаётся реальный контактный телефон.
• Нерабочие дни: в дни, отмеченные как праздничные, и в нерабочие дни страница не принимает записи и прямо сообщает об этом клиенту.

Эти три проверки снимают главное опасение при переходе на онлайн-запись — страх потерять контроль: клиент записывается сам, но в какие дни, в каком интервале времени и на какой пост он может записаться, решаете вы.

Кому в команде достаётся новая запись?

Запись, пришедшая по ссылке, сохраняется со статусом «Ожидает» и без назначенного сотрудника. Такие записи видны в Пуле неназначенных работ над календарём. Свободный сотрудник забирает работу кнопкой «Взять», или руководитель передаёт её подходящему человеку через «Назначить сотрудника».

Записи, пришедшие по телефону, вы добавляете в тот же календарь сами: нажимаете на свободное место в календаре и вводите госномер, тип автомобиля, пост, время начала и окончания, сотрудника, статус и комментарий. Если не выбрать сотрудника, программа вас предупредит, ведь такая запись не появится на экране ни у одного сотрудника.

Пользователи с ролью «Сотрудник» видят в календаре только назначенные им записи. Поскольку при ручном добавлении записи время начала и окончания задаётся свободно, долгая работа по детейлингу занимает в календаре ровно столько места, сколько длится; и на странице онлайн-записи эти часы показываются клиентам как «Занято».

Ежедневный процесс: от записи до выдачи

Сама по себе система записи — это просто календарь; настоящую ценность она показывает, когда связана с ежедневной работой. Когда машина приезжает, запись одним нажатием переводится в заказ, и госномер, тип автомобиля и выбранные услуги уже стоят в чеке:

• Отслеживание статуса: каждая запись отмечается как «Ожидает», «Выполняется», «Завершено» или «Отменено». Счётчик под календарём показывает, сколько машин на каком этапе в течение дня.
• Госномер на кассе: когда машина приезжает, вы вводите номер на экране заказа или считываете его камерой; открывается карточка клиента из базы.
• Чек в WhatsApp: если при сохранении чека включён переключатель WhatsApp, чек уходит клиенту автоматически.

Как в течение дня отслеживать, где находится какая машина, мы подробно рассказали в статье о программе учёта для автомойки.

Практические советы при переходе на онлайн-запись

• Разместите ссылку на видных местах. Описание профиля в WhatsApp, профиль компании в Google и ваши аккаунты в соцсетях — первое, куда смотрит клиент.
• Отправляйте ссылку тем, кто спрашивает по телефону. Клиенту, который пишет «Какое время свободно?», вместо долгой переписки отправьте ссылку — свободное время он увидит сам.
• Проверяйте пул по утрам. Перед началом дня загляните в Пул неназначенных работ и распределите записи между сотрудниками.
• Вносите праздники заранее. Если сразу отметить праздничные и нерабочие дни, записей на эти дни не будет.
• Напоминайте на кассе. При оплате скажите клиенту, что на следующую мойку он может записаться по ссылке.

5 вопросов при выборе системы записи

1. Может ли клиент записаться без скачивания приложения и без регистрации?
2. Блокируется ли вторая запись на тот же пост на то же время?
3. Подтверждается ли номер телефона и уходит ли подтверждение в WhatsApp?
4. Можно ли закрыть для записи праздничные и нерабочие дни?
5. Можно ли назначить запись сотруднику и видит ли сотрудник только свою работу?

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли клиенту скачивать приложение, чтобы записаться?

Нет. Ссылка для записи открывается в браузере телефона, регистрация не требуется. Клиент только вводит код подтверждения, пришедший в WhatsApp.

Могут ли две машины записаться на одно и то же время?

На разные посты — да. На одном посту занятый интервал выбрать нельзя: система не примет вторую запись.

Будут ли записи в дни, когда мойка закрыта?

Нет. В дни, отмеченные как праздничные, и в нерабочие дни страница записи не принимает записи.

Какой сотрудник берёт запись, пришедшую онлайн?

Онлайн-записи попадают в Пул неназначенных работ без назначенного сотрудника. Сотрудник забирает работу сам, или руководитель назначает подходящего сотрудника.

Создайте ссылку для записи уже сегодня

Чтобы перейти на онлайн-запись, изучите ПО для автомойки Cleandy и попробуйте бесплатно 15 дней; банковская карта не нужна.