Autowasch-Software: Jedes Fahrzeug von Annahme bis Übergabe verfolgen

Samstagnachmittag: Vier Autos stehen im Schaum, drei warten in der Schlange, eines wartet auf die Abholung. Das Telefon klingelt: „Wie weit ist mein Auto?“ Um die Antwort zu finden, schauen Sie erst aufs Whiteboard, fragen dann beim Personal an der Waschbox nach und blättern zuletzt im Quittungsblock. Eine Autowasch-Software mit Fahrzeugverfolgung ist genau dafür da, diesen Moment abzuschaffen: Auf einem einzigen Bildschirm sehen Sie, welches Fahrzeug wartet, welches fertig ist, wer an welchem Waschplatz arbeitet und was am Ende des Tages in der Kasse liegt.

In diesem Beitrag zeigen wir Schritt für Schritt – von der Fahrzeugannahme bis zur Übergabe –, was eine Tracking-Software in der Autowäsche erfassen sollte. Unsere Beispiele stammen aus der Cleandy Autowasch-Software; Sie können die Liste aber als Checkliste für jedes Programm nutzen, das Sie gerade prüfen.

Was sollte eine Autowasch-Software verfolgen?

Mit wachsendem Betrieb verlieren Sie schnell den Überblick über Informationen, die bisher jemand im Kopf hatte. Ein gutes Tracking-System sollte mindestens diese sieben Fragen sofort beantworten können:

• Fahrzeug: Welches Kennzeichen, welcher Fahrzeugtyp, war es schon einmal da?
• Kunde: Wem gehört das Fahrzeug, wie lautet die Telefonnummer, gibt es einen offenen Saldo oder ein Paket?
• Leistung: Außenwäsche, Innenreinigung oder Politur und Wachs?
• Ort: Auf welchem Waschplatz steht das Fahrzeug, und zu welcher Uhrzeit?
• Personal: Wer hat den Auftrag übernommen?
• Status: Wartet es, wird es gerade bearbeitet, ist es abholbereit?
• Zahlung: Bar, Karte oder auf das Kundenkonto gebucht?

Wenn jede dieser sieben Informationen auf einem anderen Zettel steht, verfolgen Sie nichts – Sie machen nur Notizen.

1. Fahrzeugannahme: Das Tracking beginnt mit dem Kennzeichen

In der Autowäsche erkennen Sie einen Kunden am schnellsten am Kennzeichen. Wenn Sie in Cleandy das Kennzeichen in das Kennzeichenfeld der Auftragsmaske eingeben und suchen, werden das erfasste Fahrzeug und sein Halter gefunden, und der Kunde wird automatisch ausgewählt. Wenn Sie sich zur Stoßzeit das Tippen sparen möchten, können Sie das Kennzeichen mit der Kamera von Smartphone oder Tablet scannen: Sie halten das Kennzeichen in den Rahmen auf dem Bildschirm, prüfen das erkannte Kennzeichen und bestätigen es. Das Bild wird auf dem Gerät verarbeitet und nicht nach außen übertragen; ein nicht lesbares Kennzeichen geben Sie von Hand ein.

Ist beim Kennzeichen ein Buchstabe falsch eingegeben, schlägt die Software erfasste Kennzeichen, die sich nur um ein Zeichen unterscheiden, mit „Meinten Sie …?“ vor. Ein noch nicht erfasstes Kennzeichen wird mit einem Klick dem gewählten Kunden zugeordnet. Da einem Kunden mehrere Fahrzeuge zugeordnet werden können, landen Familien- und Firmenfahrzeuge auf derselben Kundenkarte.

Anschließend wählen Sie einen von über 12 Fahrzeugtypen (Limousine/Schrägheck, SUV/Crossover, Kleinbus/Transporter, Pick-up/Kleinlaster, Motorrad, Luxus/Sportwagen und weitere) sowie die gewünschten Leistungen; die Preise stammen aus der Preisliste des jeweiligen Fahrzeugtyps. In den Tarifen ab Professional können Sie bei der Annahme außerdem ein Foto des Fahrzeugs an den Beleg anhängen – kommt es zur Diskussion „Dieser Kratzer ist bei Ihnen entstanden“, haben Sie einen Nachweis in der Hand.

2. Waschplätze und Personal: Wer macht was, und wo?

Wenn Sie mehrere Waschplätze haben, beginnt hier das eigentliche Durcheinander. Auf dem Bildschirm „Autowäsche“ in Cleandy ist jeder Waschplatz (Slot) eine eigene Spalte im Kalender; Sie vergeben Namen wie „Platz 1“ oder „Platz 2“ und eine Farbe. Auf jeder Karte stehen Kennzeichen, Fahrzeugtyp und der zuständige Mitarbeiter; welches Fahrzeug auf welchem Platz steht, erkennen Sie auf einen Blick.

Jeder Eintrag hat einen Status: Wartend, In Bearbeitung, Abgeschlossen oder Storniert. Unter dem Kalender stehen die Statuszahlen des Tages und die Gesamtzahl der Einträge; die Antwort auf „Wie viele Autos warten gerade?“ bekommen Sie, ohne zu zählen.

Beim Personal erleichtern zwei Regeln die Arbeit:

• Mitarbeiter sehen nur ihre eigenen Aufträge. Ein Benutzer mit der Rolle Mitarbeiter sieht auf seinem Bildschirm nur die ihm zugewiesenen Fahrzeuge; die Liste bleibt übersichtlich.
• Kein Auftrag bleibt liegen. Einträge ohne zugewiesenen Mitarbeiter warten im „Pool nicht zugewiesener Aufträge“. Ein freier Mitarbeiter übernimmt den Auftrag mit „Übernehmen“, oder der Administrator verteilt ihn mit „Mitarbeiter zuweisen“.

Wenn Sie mit Terminen arbeiten, können Kunden ihren Termin auch selbst per Link in diesen Kalender eintragen; die Details finden Sie in unserem Beitrag zum Terminbuchungssystem für die Autowäsche.

3. Wartende und fertige Fahrzeuge: die Lieferliste

Der Kalender zeigt die Planung, die Lieferliste dagegen die Realität an der Kasse. In der „Lieferliste“ mit den abholbereiten Aufträgen filtern Sie offene Belege nach In Bearbeitung und Bereit und suchen nach Belegnummer, Kundenname oder Telefonnummer.

Ist ein Fahrzeug fertig, genügt ein Klick auf „Bereit“. Wenn Sie eine WhatsApp-Nachrichtenvorlage angelegt haben und der Kunde WhatsApp-Benachrichtigungen nicht deaktiviert hat, erhält er eine Fertig-Meldung. Mit der Schaltfläche „WA Erinnern“ in derselben Ansicht können Sie die Nachricht „Ihr Auftrag ist fertig“ mit Belegnummer und Positionen jederzeit erneut senden. So müssen Sie nicht jeden Kunden einzeln anrufen, um ihm zu sagen, dass sein Auto fertig ist. Die Übergabe an den Halter erfassen Sie im Bildschirm „Lieferung“; soll bei Abholung bezahlt werden, kassieren Sie dort.

4. Tageskasse: ein einziger Bericht am Tagesende

Das letzte Glied der Kette ist das Geld. In Cleandy nehmen Sie Zahlungen bar, per Kreditkarte, auf Kundenkonto oder als Zahlung bei Abholung entgegen. Am Tagesende fasst der Z-Bericht auf einer Seite zusammen:

• Gesamtzahl der Aufträge und Umsatz
• Aufteilung nach Zahlungsarten (bar, Karte, Kundenkonto, Überweisung und weitere)
• Ausgaben des Tages
• Stornierte Belege und Stornogründe
• Kassenabrechnung: Anfangsbestand und abzuliefernder Bargeldbetrag

Der Bericht lässt sich für einen einzelnen Tag oder einen Zeitraum abrufen und nach Excel exportieren. Die Kasse wird auch pro Mitarbeiter geführt: Wer wie viel kassiert hat und wem am Tagesende welcher Betrag abzunehmen ist, sehen Sie getrennt. In der Belegliste steht neben jedem Beleg der Name des Kassierers, der den Vorgang gebucht hat. Benutzer mit der Rolle Kassierer haben dagegen keinen Zugriff auf Z-Bericht und Belegliste; die Zahlen zum Tagesabschluss verfolgen Sie selbst und die Personen, denen Sie die Berechtigung geben.

5. Kundenhistorie: Beim zweiten Besuch nicht bei null anfangen

Der langfristige Wert einer Tracking-Software sammelt sich in der Kundenkarte. In Cleandy enthält die Kundenkarte die erfassten Kennzeichen, frühere Belege, Zahlungen und den aktuellen Saldo; haben Sie ein Monatsabo oder ein Waschpaket verkauft, stehen hier auch die verbleibenden Wäschen. Flotten- und Firmenkunden, die auf Rechnung arbeiten, können Sie den Kontoauszug für einen gewählten Zeitraum per WhatsApp schicken.

Wenn Sie Stammkunden mit Paketen binden möchten, lesen Sie unseren Beitrag zum Abo- und Paketsystem für die Autowäsche.

Papierbuch oder Tracking-Software: der Unterschied

Häufig gestellte Fragen

Kann ich die Autowasch-Software auf dem Smartphone nutzen?

Ja. Cleandy läuft im Browser; Sie melden sich ohne Installation auf Smartphone, Tablet oder Computer an. Zum Scannen von Kennzeichen wird die Kamera von Smartphone oder Tablet verwendet.

Können Mitarbeiter die Aufträge ihrer Kollegen sehen?

Ein Benutzer mit der Rolle Mitarbeiter sieht im Kalender nur die ihm zugewiesenen Einträge. Nicht zugewiesene Aufträge liegen im gemeinsamen Pool und können von Mitarbeitern übernommen werden.

Wird der Kunde benachrichtigt, wenn sein Fahrzeug fertig ist?

Wenn Sie das Fahrzeug in der Lieferliste als „Bereit“ markieren, erhält der Kunde eine WhatsApp-Nachricht – sofern eine WhatsApp-Nachrichtenvorlage angelegt ist und seine Benachrichtigungen aktiviert sind. Mit „WA Erinnern“ können Sie die Nachricht auch manuell senden.

Was passiert, wenn ein Kennzeichen falsch eingegeben wird?

Die Software zeigt erfasste Kennzeichen, die sich um ein Zeichen unterscheiden, als Vorschlag an. Wählen Sie das richtige Kennzeichen, öffnet sich die Kundenkarte; ist das Kennzeichen noch gar nicht erfasst, ordnen Sie es dem gewählten Kunden zu.

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Um die Tracking-Ansichten mit Ihren eigenen Fahrzeugen zu erleben, sehen Sie sich die Cleandy Autowasch-Software an und eröffnen Sie Ihr kostenloses 15-Tage-Testkonto; eine Kreditkarte ist nicht erforderlich.