Online-Terminbuchung für die Autowäsche: Kunden buchen per Link

Samstagmorgen, das Telefon steht nicht still: „Haben Sie um 11 Uhr noch etwas frei?“, „Kann ich heute Nachmittag vorbeikommen?“, „Haben Sie morgen früh Zeit?“ Jeder Anruf bedeutet, dass ein Mitarbeiter die Hände aus dem Schaum nehmen und zum Telefon greifen muss. Ein Terminsystem für die Autowäsche überträgt diese Arbeit auf den Kunden: Wer Ihren Link öffnet, sieht die freien Zeiten, wählt eine passende aus und bucht seinen Termin selbst. Sie sehen den neuen Eintrag anschließend in Ihrem Kalender.

In diesem Beitrag zeigen wir, wie Sie die Online-Terminbuchung in der Autowäsche einrichten, wie Sie Doppelbuchungen und Fake-Termine verhindern und wem im Team ein eingehender Termin zugeteilt wird. Unsere Beispiele stammen aus der Cleandy Autowasch-Software.

Warum reicht die Terminvergabe per Telefon nicht aus?

Termine, die per Telefon oder im WhatsApp-Chat vereinbart werden, haben drei Schwachstellen:

• Die Einträge sind verstreut. Der Termin steht mal in einem Telefon, mal in einem Buch, manchmal nur im Kopf eines Mitarbeiters.
• Überschneidungen fallen nicht auf. Auf denselben Waschplatz werden zur selben Zeit zwei Fahrzeuge eingetragen; das Problem zeigt sich erst, wenn beide vor dem Tor stehen.
• Anfragen außerhalb der Öffnungszeiten gehen verloren. Wer spätabends einen Termin anfragen möchte und keine Antwort bekommt, geht woanders hin.

Die Online-Terminbuchung löst alle drei Probleme zugleich: Alle Einträge landen in einem Kalender, belegte Zeiten können nicht gewählt werden, und der Link ist rund um die Uhr erreichbar.

Wie funktioniert ein Terminsystem für die Autowäsche?

In Cleandy ist die Einrichtung in wenigen Minuten erledigt. So läuft es ab:

1. Waschplätze anlegen. Im Bereich „Waschplätze“ auf dem Bildschirm „Autowäsche“ geben Sie jedem Waschplatz einen Namen und eine Farbe (z. B. „Platz 1“). Im Kalender wird jeder Platz zu einer eigenen Spalte.
2. Arbeitszeiten eintragen. Im Bereich „Arbeitszeiten“ legen Sie Arbeitstage, Öffnungs- und Schließzeiten sowie Feier- und Ruhetage fest.
3. Link teilen. Die Schaltfläche „Buchungslink“ bereitet den Link zum Teilen per WhatsApp vor. Denselben Link können Sie auch auf Ihrer Website oder in Ihren Social-Media-Profilen einbinden.
4. Der Kunde wählt eine Uhrzeit. Wer den Link öffnet, wählt einen Tag und sieht für jeden Waschplatz halbstündige Zeitfenster mit dem Status Frei, Belegt oder Vergangen.
5. Die Telefonnummer wird bestätigt. Der Kunde gibt seine Nummer ein und tippt den 4-stelligen Code ein, den er per WhatsApp erhält. Der Code ist 10 Minuten gültig.
6. Angaben eintragen. Name, Kennzeichen (Pflichtfeld), Fahrzeugtyp, gewünschte Leistungen und gegebenenfalls eine Notiz werden eingegeben; mit „Termin buchen“ ist die Buchung abgeschlossen.
7. Die Bestätigung kommt per WhatsApp. Der Kunde erhält eine Bestätigung mit Datum, Uhrzeit und Kennzeichen; der Termin erscheint in Ihrem Kalender.

Der Kunde muss weder eine App herunterladen noch sich registrieren; die Seite öffnet sich im Browser seines Smartphones. Je nach Browsersprache des Kunden wird die Seite in 12 Sprachen angezeigt, darunter Türkisch, Englisch, Deutsch, Russisch und Arabisch. Für Betriebe in Urlaubsregionen oder mit vielen ausländischen Kunden ist das ein kleines, aber nützliches Detail.

Wie lassen sich Doppelbuchungen und Fake-Termine verhindern?

Betriebsinhaber, die über die Online-Terminbuchung nachdenken, stellen am häufigsten zwei Fragen: „Was passiert, wenn sich zwei Kunden für dieselbe Uhrzeit eintragen?“ und „Was, wenn jemand nur zum Spaß einen Termin bucht?“

• Prüfung auf Überschneidungen: Ist ein Zeitfenster auf einem Waschplatz bereits belegt, kann der Kunde es nicht auswählen. Selbst wenn zwei Kunden gleichzeitig dieselbe Uhrzeit buchen wollen, nimmt das System die zweite Buchung nicht an und bittet darum, eine andere Uhrzeit zu wählen. Auf verschiedenen Waschplätzen können zur selben Zeit dagegen durchaus getrennte Termine gebucht werden.
• Telefonverifizierung: Das Buchungsformular öffnet sich erst, nachdem der per WhatsApp erhaltene Code eingegeben wurde. Auch die Bestätigung geht an die verifizierte Nummer; so haben Sie immer eine echte Kontaktnummer.
• Geschlossene Tage: An Tagen, die Sie als Feiertag markiert haben oder die keine Arbeitstage sind, nimmt die Seite keine Termine an und teilt dies dem Kunden klar mit.

Diese drei Prüfungen nehmen die größte Sorge beim Umstieg auf Online-Termine – die Angst, die Kontrolle zu verlieren: Der Kunde bucht seinen Termin selbst, aber an welchem Tag, in welchem Zeitraum und auf welchem Waschplatz er buchen kann, bestimmen Sie.

Wem im Team wird ein neuer Termin zugeteilt?

Ein über den Link gebuchter Termin wird mit dem Status „Wartend“ und ohne zugewiesenen Mitarbeiter gespeichert. Solche Einträge erscheinen oberhalb des Kalenders im Pool nicht zugewiesener Aufträge. Ein freier Mitarbeiter übernimmt den Auftrag mit der Schaltfläche „Übernehmen“, oder der Administrator weist ihn mit „Mitarbeiter zuweisen“ der passenden Person zu.

Telefonisch vereinbarte Termine tragen Sie selbst in denselben Kalender ein: Sie klicken auf eine freie Stelle im Kalender und geben Kennzeichen, Fahrzeugtyp, Waschplatz, Beginn und Ende, Mitarbeiter, Status und eine Notiz ein. Wählen Sie keinen Mitarbeiter aus, weist die Software Sie darauf hin – denn dieser Eintrag erscheint dann auf keinem Mitarbeiterbildschirm.

Benutzer mit der Rolle Mitarbeiter sehen im Kalender nur die ihnen zugewiesenen Termine. Da Sie bei manuell eingetragenen Terminen Beginn und Ende frei festlegen, nimmt ein langer Detailing-Auftrag im Kalender genau so viel Platz ein, wie er dauert; auf der Online-Buchungsseite werden diese Zeiten dem Kunden als „Belegt“ angezeigt.

Vom Termin bis zur Übergabe: der Tagesablauf

Ein Terminsystem allein ist nur ein Kalender; seinen eigentlichen Wert entfaltet es erst in Verbindung mit dem Tagesablauf. Kommt das Fahrzeug an, wandeln Sie den Termin mit einem Klick in einen Auftrag um; Kennzeichen, Fahrzeugtyp und gewählte Leistungen stehen bereits auf dem Beleg:

• Statusverfolgung: Jeder Eintrag wird als Wartend, In Bearbeitung, Abgeschlossen oder Storniert markiert. Der Zähler unter dem Kalender zeigt, wie viele Fahrzeuge sich im Laufe des Tages in welcher Phase befinden.
• Kennzeichen an der Kasse: Kommt das Fahrzeug an, geben Sie das Kennzeichen in der Auftragsmaske ein oder scannen es mit der Kamera; die gespeicherte Kundenkarte öffnet sich.
• WhatsApp-Beleg: Ist beim Speichern des Belegs der WhatsApp-Schalter aktiviert, geht der Beleg automatisch an den Kunden.

Wie Sie den ganzen Tag über verfolgen, welches Fahrzeug wo steht, erklären wir ausführlich in unserem Beitrag zur Fahrzeugverfolgung mit der Autowasch-Software.

Praktische Tipps für den Umstieg auf Online-Termine

• Platzieren Sie den Link gut sichtbar. Die Beschreibung Ihres WhatsApp-Profils, Ihr Google-Unternehmensprofil und Ihre Social-Media-Konten sind die Orte, an denen Kunden zuerst nachsehen.
• Schicken Sie Anfragenden den Link. Wer schreibt „Welche Uhrzeit ist noch frei?“, bekommt statt eines langen Chats einfach den Link; die freien Zeiten sieht der Kunde dann selbst.
• Schauen Sie morgens in den Pool. Prüfen Sie vor Arbeitsbeginn den Pool nicht zugewiesener Aufträge und verteilen Sie die Termine an Ihre Mitarbeiter.
• Tragen Sie Feiertage vorab ein. Wenn Sie Feiertage und Ruhetage frühzeitig markieren, gehen für diese Tage keine Termine ein.
• Erinnern Sie an der Kasse. Weisen Sie den Kunden beim Bezahlen darauf hin, dass er den Link für die nächste Wäsche nutzen kann.

5 Fragen bei der Auswahl eines Terminsystems

1. Kann der Kunde ohne App-Download und ohne Registrierung buchen?
2. Wird ein zweiter Termin auf demselben Waschplatz zur selben Zeit verhindert?
3. Wird die Telefonnummer verifiziert, und geht die Bestätigung per WhatsApp raus?
4. Lassen sich Feiertage und Ruhetage für Buchungen sperren?
5. Können eingehende Termine Mitarbeitern zugewiesen werden, und sehen Mitarbeiter nur ihre eigenen Aufträge?

Häufig gestellte Fragen

Muss der Kunde für die Terminbuchung eine App herunterladen?

Nein. Der Buchungslink öffnet sich im Browser des Smartphones, eine Registrierung ist nicht nötig. Der Kunde gibt lediglich den Bestätigungscode ein, den er per WhatsApp erhält.

Können zwei Fahrzeuge zur selben Uhrzeit gebucht werden?

Auf verschiedenen Waschplätzen ja. Ein belegtes Zeitfenster auf demselben Waschplatz kann nicht gewählt werden; das System nimmt die zweite Buchung nicht an.

Gehen an meinen Ruhetagen Termine ein?

Nein. An Tagen, die Sie als Feiertag markiert haben, und an Tagen, die keine Arbeitstage sind, nimmt die Buchungsseite keine Termine an.

Welcher Mitarbeiter übernimmt online gebuchte Termine?

Online-Termine landen ohne zugewiesenen Mitarbeiter im Pool nicht zugewiesener Aufträge. Ein Mitarbeiter übernimmt den Auftrag, oder der Administrator weist ihn einem passenden Mitarbeiter zu.

Erstellen Sie noch heute Ihren Buchungslink

Um auf Online-Termine umzusteigen, sehen Sie sich die Autowasch-Software von Cleandy an und testen Sie sie 15 Tage kostenlos; eine Kreditkarte ist nicht erforderlich.