Program do śledzenia zleceń w myjni: od przyjęcia auta do wydania

Sobota po południu: cztery auta w pianie, trzy w kolejce, jedno czeka na odbiór. Dzwoni telefon: „Jak tam mój samochód?” Żeby odpowiedzieć, zerkasz najpierw na białą tablicę, potem pytasz myjącego, a na końcu przeglądasz bloczek paragonów. Program do śledzenia zleceń w myjni istnieje właśnie po to, by wyeliminować takie chwile: na jednym ekranie widzisz, które auto czeka, które jest gotowe, kto pracuje na którym stanowisku i co jest w kasie na koniec dnia.

W tym artykule krok po kroku — od przyjęcia pojazdu do jego wydania — opisujemy, co program do śledzenia powinien rejestrować w myjni. Przykłady pokazujemy na oprogramowaniu Cleandy dla myjni, ale listę możesz traktować jako listę kontrolną niezależnie od tego, jaki program oceniasz.

Co powinien śledzić program do śledzenia zleceń w myjni?

Gdy firma rośnie, informacje trzymane w głowie szybko się rozpraszają. Dobry system śledzenia musi od razu odpowiadać przynajmniej na siedem pytań:

• Pojazd: jaka tablica, jaki typ pojazdu, czy był już u nas?
• Klient: do kogo należy auto, jaki ma telefon, czy ma saldo lub pakiet?
• Usługa: mycie zewnętrzne, czyszczenie wnętrza czy polerowanie z woskowaniem?
• Miejsce: na którym stanowisku jest auto i o której godzinie?
• Pracownik: kto przejął zadanie?
• Status: czeka, jest w trakcie czy gotowe do wydania?
• Płatność: gotówka, karta czy zapisane na konto klienta?

Jeśli każda z tych siedmiu informacji leży na innej kartce, to nie prowadzisz śledzenia — tylko robisz notatki.

1. Przyjęcie pojazdu: śledzenie zaczyna się od tablicy rejestracyjnej

W myjni najszybszym sposobem rozpoznania klienta jest tablica rejestracyjna. W Cleandy wpisujesz numer w polu tablicy na ekranie zlecenia i wyszukujesz — zapisany pojazd i jego właściciel zostają odnalezieni, a klient wybiera się automatycznie. Jeśli w godzinach szczytu nie chcesz tracić czasu na pisanie, możesz odczytać tablicę kamerą telefonu lub tabletu: ustawiasz tablicę w ramce na ekranie, sprawdzasz odczytany numer i go zatwierdzasz. Obraz jest przetwarzany na urządzeniu i nie jest nigdzie wysyłany; tablicę, której nie da się odczytać, wpisujesz ręcznie.

Jeśli w tablicy pomylisz jedną literę, program podpowie zapisane tablice różniące się o jeden znak, pytając „Czy chodziło Ci o…?”. Niezapisaną tablicę dodajesz jednym dotknięciem do wybranego klienta. Ponieważ do jednego klienta można przypisać kilka pojazdów, auta rodzinne i firmowe są zebrane na jednej karcie.

Następnie wybierasz jeden z ponad 12 typów pojazdów (Sedan / Hatchback, SUV / Crossover, Minibus / Furgonetka, Pickup / Lekka ciężarówka, Motocykl, Luksusowy / Sportowy i inne) oraz usługi do wykonania; ceny pochodzą z cennika dla danego typu pojazdu. W planach Professional i wyższych możesz też przy przyjęciu dołączyć do paragonu zdjęcie pojazdu; w sporze „ta rysa powstała u was” masz w ręku dowód.

2. Stanowiska i pracownicy: kto, gdzie i co robi?

Jeśli masz kilka stanowisk mycia, prawdziwy chaos zaczyna się właśnie tutaj. Na ekranie Myjnia samochodowa w Cleandy każde stanowisko (slot) jest osobną kolumną w kalendarzu; nadajesz mu nazwę, np. „Stanowisko 1”, „Stanowisko 2”, i kolor. Na każdej karcie widać tablicę rejestracyjną, typ pojazdu i pracownika wykonującego zadanie; jednym spojrzeniem odczytujesz, które auto stoi na którym stanowisku.

Każdy wpis ma status: Oczekuje, W trakcie, Zakończone lub Anulowane. Pod kalendarzem widać liczbę wpisów w każdym statusie z danego dnia i łączną liczbę wpisów; odpowiedź na pytanie „ile aut czeka?” pojawia się bez liczenia.

Po stronie personelu pracę ułatwiają dwie zasady:

• Pracownik widzi tylko swoje zadania. Użytkownik z rolą pracownika widzi na ekranie wyłącznie przypisane mu pojazdy; lista się nie zapycha.
• Żadne zadanie nie zostaje bez właściciela. Wpisy bez przypisanego pracownika czekają w „Puli nieprzypisanych zadań”. Wolny pracownik bierze zadanie przyciskiem „Przejmij” albo kierownik rozdziela je przyciskiem „Przypisz pracownika”.

Jeśli pracujesz na wizyty, klient może też sam zarezerwować termin w tym kalendarzu przez link; szczegóły opisaliśmy w artykule system rezerwacji dla myjni samochodowej.

3. Auta oczekujące i gotowe: lista do wydania

Kalendarz pokazuje plan, a lista do wydania — stan faktyczny przy kasie. Na ekranie zleceń gotowych do wydania filtrujesz otwarte paragony jako W realizacji i Gotowe oraz wyszukujesz po numerze paragonu, nazwisku klienta lub telefonie.

Gdy auto jest gotowe, wystarczy nacisnąć przycisk „Gotowe”. Jeśli masz zdefiniowany szablon wiadomości WhatsApp, a klient nie wyłączył powiadomień WhatsApp, otrzyma wiadomość o gotowości. Przyciskiem „Przypomnij WA” na tym samym ekranie możesz w dowolnej chwili ponownie wysłać wiadomość „Twoje zlecenie jest gotowe” z numerem paragonu i pozycjami. Dzięki temu nie musisz dzwonić do każdego klienta z informacją „Twoje auto jest gotowe”. Gdy auto wraca do właściciela, wydanie rejestrujesz na ekranie Dostawa; jeśli płatność ma nastąpić przy odbiorze, pobierasz ją właśnie tam.

4. Dzienna kasa: jeden raport na koniec dnia

Ostatnim ogniwem śledzenia są pieniądze. W Cleandy płatność przyjmujesz gotówką, kartą, na konto klienta lub jako płatność przy odbiorze. Na koniec dnia raport Z zbiera na jednej stronie:

• Łączną liczbę zleceń i obrót
• Podział według metod płatności (gotówka, karta, konto klienta, przelew i inne)
• Wydatki z danego dnia
• Anulowane paragony i powody anulowania
• Rozliczenie kasy: kwotę początkową i gotówkę do przekazania

Raport można pobrać dla jednego dnia lub zakresu dat i wyeksportować do Excela. Kasa jest też śledzona według pracowników: osobno widać, kto ile przyjął wpłat i co należy od kogo odebrać na koniec dnia. Na liście paragonów przy każdym paragonie widnieje nazwisko kasjera, który go wystawił. Użytkownik z rolą kasjera nie ma natomiast dostępu do raportu Z ani listy paragonów; wyniki z końca dnia śledzisz Ty i osoby, którym nadasz uprawnienia.

5. Historia klienta: przy drugiej wizycie nie zaczynaj od zera

Długoterminowa wartość programu do śledzenia gromadzi się na karcie klienta. W Cleandy karta klienta zawiera zapisane tablice rejestracyjne, wcześniejsze paragony, płatności i bieżące saldo; jeśli sprzedałeś miesięczny abonament lub pakiet myć, są tam też pozostałe mycia. Flotom i klientom firmowym rozliczającym się z odroczoną płatnością możesz wysłać na WhatsApp wyciąg z konta za wybrany zakres dat.

Jeśli chcesz związać stałego klienta pakietem, zajrzyj do artykułu system abonamentów i pakietów w myjni.

Zeszyt a program do śledzenia — różnice

Najczęściej zadawane pytania

Czy program do śledzenia zleceń w myjni działa na telefonie?

Tak. Cleandy działa w przeglądarce; logujesz się z telefonu, tabletu lub komputera bez instalacji. Do odczytu tablic służy kamera telefonu lub tabletu.

Czy pracownik widzi zadania innych pracowników?

Użytkownik z rolą pracownika widzi w kalendarzu tylko wpisy przypisane jemu. Nieprzypisane zadania czekają we wspólnej puli, a pracownik może je przejąć.

Czy klient dostaje informację, gdy auto jest gotowe?

Gdy na liście do wydania oznaczysz auto jako „Gotowe”, klient otrzyma wiadomość WhatsApp — pod warunkiem, że szablon wiadomości WhatsApp jest zdefiniowany, a klient ma włączone powiadomienia. Przyciskiem „Przypomnij WA” możesz też wysłać wiadomość ręcznie.

Co się stanie, jeśli tablica zostanie wpisana z błędem?

Program podpowie zapisane tablice różniące się o jeden znak. Gdy wybierzesz właściwą, otworzy się karta klienta; jeśli tablica w ogóle nie jest zapisana, dodasz ją do wybranego klienta.

Wypróbuj za darmo przez 15 dni

Aby zobaczyć ekrany śledzenia na własnych autach, poznaj program Cleandy dla myjni samochodowej i załóż darmowe konto próbne na 15 dni; karta kredytowa nie jest wymagana.