Software für Autoaufbereitung: Keramik, PPF und Politur auf einem Beleg

Ein Aufbereitungs- oder Detailing-Studio funktioniert anders als eine Schnellwäsche. Das Fahrzeug bleibt mehrere Stunden, manchmal den ganzen Tag; auf einem einzigen Beleg stehen Innenreinigung, Politur, Wachs und Keramikversiegelung nebeneinander; die Belegbeträge sind hoch, und schon der kleinste Kratzer kann bei der Übergabe zum Streitthema werden. Deshalb sollten Sie bei der Wahl einer Software für die Autoaufbereitung mehr fragen als nur: „Kann sie Belege ausstellen?“

In diesem Beitrag erklären wir, worauf Sie bei einer Software für das Detailing-Geschäft achten sollten und wie diese Arbeiten in der Cleandy Autowasch-Software erfasst werden.

Warum sind die Anforderungen eines Detailing-Betriebs anders?

• Aufträge mit vielen Positionen: An einem Fahrzeug werden vier, fünf verschiedene Leistungen erbracht; jede hat ihren eigenen Preis.
• Lange Dauer: Keramikversiegelung oder Lackschutzfolie (PPF) dauern Stunden; Waschplatz und Fachkraft sind während dieser Zeit belegt.
• Hohe Belegbeträge: Je höher der Betrag, desto genauer möchte der Kunde Position für Position sehen, wofür er bezahlt.
• Sensibilität bei Schäden: Bei teuren Fahrzeugen ist die Dokumentation des Zustands bei der Annahme ein Muss.
• Wiederkehrende Besuche: Pflegewäschen nach der Versiegelung bringen den Kunden regelmäßig zurück.

Ein einfaches Kassenprogramm, das für eine Schnellwäsche genügt, deckt die meisten dieser fünf Anforderungen nicht ab. Eine Detailing-Software muss die Arbeit rund um Fahrzeug und Leistung organisieren.

Wie sollte die Auswahl der Leistungen in einer Aufbereitungs-Software aussehen?

In Cleandy wird ein Detailing-Beleg in drei Schritten angelegt:

1. Fahrzeugtyp wählen. Mehr als 12 Fahrzeugtypen sind hinterlegt: Limousine/Schrägheck, SUV/Crossover, Kleinbus/Transporter, Pick-up/Kleinlaster, Motorrad, Luxus/Sportwagen und weitere.
2. Kennzeichen eingeben. Ist ein Kunde ausgewählt, werden die Kennzeichen der Fahrzeuge, die er bisher gebracht hat, unter „Frühere Fahrzeuge“ angezeigt und lassen sich mit einem Tipp auswählen. Beim ersten Besuch wird das Kennzeichen gespeichert.
3. Leistungen auswählen. Die Außenwäsche ist als Grundleistung gesetzt; hinzu kommen Innenreinigung, Motorwäsche, Wachs, Politur, Lackschutzfolie (PPF), Keramikversiegelung, Ozonbehandlung, Sitzreinigung und Himmelreinigung. Neben jeder Leistung steht der Aufpreis, und die Summe aktualisiert sich, während Sie auswählen.

Mit „In den Warenkorb“ wird das Fahrzeug dem Beleg hinzugefügt. In der Belegzeile stehen Fahrzeugtyp, Kennzeichen und die gewählten Leistungen zusammen; auch auf dem gedruckten Beleg werden Kennzeichen und Leistungen unter der Position aufgeführt. Der Kunde sieht auf dem Beleg genau, welche Arbeiten an seinem Fahrzeug durchgeführt wurden und was er insgesamt bezahlt.

Preisunterschiede nach Fahrzeugtyp

Die Politur eines SUV dauert länger als die eines Kleinwagens mit Schrägheck und erfordert mehr Material – das sollte sich auch in Ihrem Preis widerspiegeln. In Cleandy legen Sie für jeden Fahrzeugtyp eine eigene Preisliste an; wählen Sie den Fahrzeugtyp, kommen die Preise der Leistungen aus dieser Liste, und der Fahrzeugtyp wird auf dem Beleg gespeichert. In Sonderfällen können Sie den Preis einer Belegzeile weiterhin manuell anpassen und einen Rabatt auf die Zeile oder den gesamten Beleg gewähren – prozentual oder als fester Betrag. Hinterlegen Sie für Flottenkunden in der Kundenkarte einen prozentualen Rabatt, wird dieser automatisch auf den Beleg angewendet, sobald der Kunde ausgewählt ist.

Berücksichtigen Sie beim Aufbau Ihrer Preisliste drei Dinge gemeinsam: Fahrzeugtyp, Dauer der Leistung und Materialeinsatz. Ein Detailing-Studio mit Einheitspreisen macht bei großen Fahrzeugen unbemerkt Verlust. Sind die Preise nach Fahrzeugtyp hinterlegt, muss sich der Kassierer nicht merken, welcher Aufschlag für welches Fahrzeug gilt; der richtige Preis erscheint automatisch.

Fahrzeugfotos bei der Annahme

Der teuerste Streit im Detailing beginnt mit dem Satz „Dieser Kratzer war vorher nicht da“. In Cleandy fotografieren Sie das Fahrzeug bei der Annahme über die Kamera-Schaltfläche in der Belegzeile und hängen das Foto an diese Position an. Die Fotos sind in der Belegansicht und im Bildschirm „Lieferung“ sichtbar; bei der Übergabe an den Halter können Sie den Zustand gemeinsam prüfen. Diese Funktion ist in den Tarifen ab Professional enthalten.

Warum die Schadensdokumentation so wichtig ist, erklären wir ausführlich in unserem Beitrag zur Schadensdokumentation in der Autowäsche.

Lange Aufträge im Kalender planen

Bei einer Keramikversiegelung kommt das Fahrzeug morgens und fährt abends wieder. Im Autowäsche-Kalender von Cleandy ist jeder Waschplatz eine eigene Spalte; Beginn und Ende eines Termins legen Sie selbst fest. Ein vierstündiger Auftrag belegt im Kalender vier Stunden, und auf der Online-Buchungsseite, die Ihre Kunden nutzen, erscheinen diese Zeiten als „Belegt“.

Jedem Termin weisen Sie die zuständige Fachkraft zu; sie sieht auf ihrem Bildschirm nur ihre eigenen Aufträge. Der Eintrag durchläuft die Phasen Wartend, In Bearbeitung und Abgeschlossen. So beantworten Sie die Frage „Wann ist die Keramikversiegelung fertig?“ mit einem Blick in den Kalender.

Beleg, WhatsApp und Übergabe

Ist beim Speichern der WhatsApp-Schalter aktiviert, geht der Beleg automatisch auf das Smartphone des Kunden; ist er deaktiviert, senden Sie ihn mit einem Klick. Die WhatsApp-Quittung enthält die Belegnummer, einen Link zum Beleg-Barcode, den Sie bei der Übergabe vom Bildschirm des Kunden scannen können, die Positionen, den Gesamtbetrag und gegebenenfalls den Kontostand des Kunden. Die Nachricht wird über die verbundene WhatsApp-Nummer Ihres Betriebs versendet; das private Handy eines Mitarbeiters ist nicht beteiligt.

Ist die Arbeit erledigt, markieren Sie das Fahrzeug in der Lieferliste als „Bereit“; ist eine WhatsApp-Nachrichtenvorlage angelegt, erhält der Kunde eine Fertig-Meldung. Die Zahlung können Sie beim Anlegen des Belegs kassieren oder „Bei Abholung“ wählen und bei der Übergabe des Fahrzeugs kassieren.

Mit Pflegepaketen Kunden zurückholen

Ein Kunde mit Keramikversiegelung braucht für die Lebensdauer der Beschichtung regelmäßige Pflegewäschen. Daraus können Sie ein Mehrfachpaket machen: Verkaufen Sie zum Beispiel zusammen mit der Versiegelung ein Paket mit mehreren Pflegewäschen und binden Sie es an das Kennzeichen des Fahrzeugs. Bei jedem Besuch wird eine Wäsche vom Paket abgebucht, und der Kunde sieht die verbleibenden Wäschen auf seinem Beleg. Die Einrichtung beschreiben wir Schritt für Schritt in unserem Beitrag zum Abo- und Paketsystem für die Autowäsche.

Tagesabschluss: Umsatz, Ausgaben und Berechtigungen

Im Detailing sind die Materialkosten hoch. Erfassen Sie Einkäufe wie Keramik-Coating, Polierpaste, Pads und Mikrofasertücher in der Ansicht „Ausgabenerfassung“, sehen Sie im Z-Bericht am Tagesende Umsatz und Ausgaben nebeneinander. Der Bericht ist nach Zahlungsarten aufgeschlüsselt (bar, Karte, Kundenkonto, Überweisung), listet stornierte Belege mit Gründen auf und lässt sich nach Excel exportieren.

Auch im Team behalten Sie die Kontrolle. Die Kasse wird pro Mitarbeiter geführt; in der Belegliste steht neben jedem Beleg der Name des Kassierers, der den Vorgang gebucht hat; Benutzer mit der Rolle Kassierer haben keinen Zugriff auf Z-Bericht und Belegliste. Ihre Fachkräfte sehen mit der Rolle Mitarbeiter im Kalender nur ihre eigenen Aufträge.

5 Fragen bei der Auswahl einer Detailing-Software

1. Lassen sich einem Fahrzeug mehrere Leistungen hinzufügen, jeweils mit separat sichtbarem Preis?
2. Erscheinen bei Eingabe des Kennzeichens die früheren Fahrzeuge des Kunden?
3. Kann bei der Annahme ein Fahrzeugfoto an den Beleg angehängt werden?
4. Lassen sich stundenlange Aufträge nach Waschplatz und Fachkraft planen?
5. Können Pakete für Pflegewäschen verkauft und die verbleibenden Wäschen verfolgt werden?

Häufig gestellte Fragen

Sind Software für Autoaufbereitung und Autowasch-Software dasselbe?

Weitgehend ja. Beide legen Belege nach Fahrzeug, Kennzeichen und Leistung an. Im Detailing gewinnen Aufträge mit vielen Positionen, lange Termine und Fahrzeugfotos bei der Annahme zusätzlich an Bedeutung.

Lassen sich Leistungen wie Keramikversiegelung und PPF einzeln auswählen?

Ja. Die Leistungen werden einzeln angehakt, der jeweilige Aufpreis wird zur Summe addiert und auf dem Beleg unter der Position aufgeführt.

Ist das Hinzufügen von Fahrzeugfotos in jedem Tarif enthalten?

Nein. Fahrzeugfotos bei der Annahme sind in den Tarifen ab Professional verfügbar.

Kann ich Preise je nach Fahrzeugtyp unterschiedlich festlegen?

Ja. Sie legen für jeden Fahrzeugtyp eine eigene Preisliste an; wählen Sie den Fahrzeugtyp, kommen die Preise aus dieser Liste. Bei Bedarf passen Sie den Zeilenpreis manuell an und gewähren einen prozentualen Rabatt oder einen festen Betrag als Rabatt.

Testen Sie Ihre Detailing-Belege

Um es mit Ihren eigenen Leistungen auszuprobieren, sehen Sie sich die Cleandy Software für Autowäsche und Detailing an und testen Sie sie 15 Tage kostenlos; eine Kreditkarte ist nicht erforderlich.