Oto Yıkama Takip Programı: Araç Kabulden Teslime Tam Takip

Cumartesi öğleden sonra dört araç köpükte, üçü sırada, biri teslim bekliyor. Telefon çalıyor: "Arabam ne durumda?" Cevabı bulmak için önce beyaz tahtaya, sonra yıkamacıya, en son fiş koçanına bakıyorsunuz. Oto yıkama takip programı tam bu anı ortadan kaldırmak için var: hangi aracın beklediğini, hangisinin bittiğini, hangi yıkama yerinde kimin çalıştığını ve gün sonunda kasada ne olduğunu tek ekrandan görürsünüz.

Bu yazıda bir takip programının oto yıkamada neleri kayıt altına alması gerektiğini, araç kabulden teslime kadar adım adım anlatıyoruz. Örnekleri Cleandy oto yıkama yazılımı üzerinden veriyoruz; ama listeyi hangi programı değerlendirirseniz değerlendirin kontrol listesi olarak kullanabilirsiniz.

Oto Yıkama Takip Programı Neleri Takip Etmeli?

İşletme büyüdükçe akılda tutulan bilgi hızla dağılır. İyi bir takip sistemi en az şu yedi soruya anında cevap verebilmelidir:

• Araç: Hangi plaka, hangi araç tipi, daha önce gelmiş mi?
• Müşteri: Araç kime ait, telefonu ne, bakiyesi veya paketi var mı?
• İşlem: Dış yıkama mı, iç temizlik mi, pasta-cila mı?
• Yer: Araç hangi yıkama yerinde ve hangi saatte?
• Personel: İşi kim üstlendi?
• Durum: Bekliyor mu, işlemde mi, teslime hazır mı?
• Ödeme: Nakit mi, kart mı, cari hesaba mı yazıldı?

Bu yedi bilginin her biri farklı bir kâğıtta duruyorsa takip yapmıyorsunuz demektir; yalnızca not tutuyorsunuz.

1. Araç Kabul: Takip Plakayla Başlar

Oto yıkamada müşteriyi tanımanın en hızlı yolu plakadır. Cleandy'de sipariş ekranındaki plaka alanına plakayı yazıp aradığınızda kayıtlı araç ve sahibi bulunur, müşteri kendiliğinden seçilir. Yoğun saatte yazmakla uğraşmak istemiyorsanız plakayı telefon veya tablet kamerasıyla okutabilirsiniz: plakayı ekrandaki çerçeveye alırsınız, okunan plakayı kontrol edip onaylarsınız. Görüntü cihazın içinde işlenir, dışarı gönderilmez; okunamayan plakayı elle yazarsınız.

Plaka bir harf yanlış yazıldıysa program, bir karakter farkla kayıtlı plakaları "Bunu mu demek istediniz?" diye önerir. Kayıtsız bir plaka ise seçtiğiniz müşteriye tek tuşla eklenir. Bir müşteriye birden fazla araç tanımlanabildiği için aile araçları ve şirket araçları aynı kartta toplanır.

Ardından 12'den fazla araç tipinden birini (Sedan/Hatchback, SUV/Crossover, Minibüs/Van, Pikap/Kamyonet, Motosiklet, Lüks/Spor ve diğerleri) ve yapılacak işlemleri seçersiniz; fiyatlar o araç tipinin fiyat listesinden gelir. Professional ve üzeri paketlerde teslim alırken aracın fotoğrafını da fişe ekleyebilirsiniz; "bu çizik sizde oldu" tartışmasında elinizde kayıt olur.

2. Yıkama Yerleri ve Personel: Kim, Nerede, Ne Yapıyor?

Birden fazla yıkama yeriniz varsa asıl karmaşa burada başlar. Cleandy'nin Oto Yıkama ekranında her yıkama yeri (slot) takvimde ayrı bir sütundur; "Bay 1", "Bay 2" gibi isim ve renk verirsiniz. Her kartta plaka, araç tipi ve işi yapan personel görünür; hangi yerde hangi aracın olduğunu bir bakışta okursunuz.

Her kaydın bir durumu vardır: Bekliyor, Devam Ediyor, Tamamlandı veya İptal. Takvimin altında o günün durum sayıları ve toplam kayıt sayısı yer alır; "kaç araç bekliyor" sorusunun cevabı saymadan gelir.

Personel tarafında iki kural işinizi kolaylaştırır:

• Eleman yalnızca kendi işini görür. Eleman rolündeki kullanıcı ekranında sadece kendine atanan araçları görür; liste kalabalıklaşmaz.
• Sahipsiz iş kalmaz. Personel atanmamış kayıtlar "Atanmamış İşler Havuzu"nda bekler. Boşta olan eleman işi "Üstlen" ile alır ya da yönetici "Eleman Ata" ile dağıtır.

Randevuyla çalışıyorsanız müşterinin bu takvime linkten kendi randevusunu düşürmesi de mümkün; ayrıntıları oto yıkama randevu sistemi yazımızda anlattık.

3. Bekleyen ve Biten Araçlar: Teslim Listesi

Takvim planı gösterir, teslim listesi ise kasadaki gerçeği. "Teslime hazır işler" ekranında açık fişleri İşlemde ve Hazır olarak süzer, fiş numarası, müşteri adı veya telefonla arama yaparsınız.

Araç bitince "Hazır" düğmesine basmanız yeterlidir. WhatsApp mesaj şablonunuzu tanımladıysanız ve müşteri WhatsApp bildirimlerini kapatmadıysa müşteriye hazır mesajı gider. Aynı ekrandaki "WA Hatırlat" düğmesiyle fiş numarasını ve kalemleri içeren "Siparişiniz hazır" mesajını istediğiniz an tekrar gönderebilirsiniz. Böylece telefonla tek tek "aracınız hazır" araması yapmazsınız. Araç sahibine verilirken teslim kaydı Teslimat ekranından yapılır; ödeme teslimde alınacaksa orada tahsil edilir.

4. Günlük Kasa: Gün Sonunda Tek Rapor

Takibin son halkası paradır. Cleandy'de tahsilatı nakit, kredi kartı, cari hesap veya teslimde ödeme olarak alırsınız. Gün sonunda Z Raporu şunları tek sayfada toplar:

• Toplam sipariş sayısı ve ciro
• Ödeme yöntemlerine göre dağılım (nakit, kart, cari hesap, havale ve diğerleri)
• Gün içindeki masraflar
• İptal edilen fişler ve iptal nedenleri
• Kasa hesabı: başlangıç parası ve teslim edilecek nakit

Rapor tek gün ya da tarih aralığı için alınabilir ve Excel'e aktarılabilir. Kasa personel bazında da izlenir: kim ne kadar tahsilat yaptı, gün sonunda kimden ne teslim alınacak, ayrı ayrı görülür. Fiş listesinde her fişin yanında işlemi yapan kasiyerin adı yazar. Kasiyer rolündeki kullanıcı ise Z raporuna ve fiş listesine giremez; gün sonu rakamlarını siz ve yetki verdiğiniz kişiler takip edersiniz.

5. Müşteri Geçmişi: İkinci Gelişte Sıfırdan Başlamayın

Takip programının uzun vadeli değeri müşteri kartında birikir. Cleandy'de müşteri kartında kayıtlı plakalar, geçmiş fişler, ödemeler ve güncel bakiye yer alır; aylık abonelik veya yıkama paketi sattıysanız kalan haklar da buradadır. Veresiye çalışan filo veya kurumsal müşterilere, seçtiğiniz tarih aralığının hesap ekstresini WhatsApp'tan gönderebilirsiniz.

Düzenli müşteriyi paketle bağlamak istiyorsanız oto yıkama abonelik ve paket sistemi yazımıza göz atın.

Defter ile Takip Programı Arasındaki Fark

Sıkça Sorulan Sorular

Oto yıkama takip programı telefondan kullanılabilir mi?

Evet. Cleandy tarayıcıdan çalışır; telefon, tablet veya bilgisayara kurulum yapmadan girersiniz. Plaka okuma için telefon ya da tablet kamerası kullanılır.

Personel diğer çalışanların işlerini görebilir mi?

Eleman rolündeki kullanıcı takvimde yalnızca kendine atanan kayıtları görür. Atanmamış işler ortak havuzda durur ve eleman bunları üstlenebilir.

Araç hazır olduğunda müşteriye haber gider mi?

Teslim listesinde aracı "Hazır" olarak işaretlediğinizde, WhatsApp mesaj şablonu tanımlıysa ve müşterinin bildirimleri açıksa müşteriye WhatsApp mesajı gider. "WA Hatırlat" ile mesajı elle de gönderebilirsiniz.

Plaka yanlış yazılırsa ne olur?

Program bir karakter farkla kayıtlı plakaları öneri olarak gösterir. Doğru plakayı seçtiğinizde müşteri kartı açılır; plaka hiç kayıtlı değilse seçtiğiniz müşteriye eklersiniz.

15 Gün Ücretsiz Deneyin

Takip ekranlarını kendi araçlarınızla görmek için Cleandy oto yıkama programını inceleyin ve 15 gün ücretsiz deneme hesabınızı açın; kredi kartı gerekmez.