Oto Yıkama Randevu Sistemi: Müşteri Randevusunu Linkten Alsın

Hafta sonu sabahı telefon susmuyor: "Saat 11'e yer var mı?", "Öğleden sonra gelsem olur mu?", "Yarın sabah boş musunuz?" Her arama, bir çalışanın elini köpükten çekip telefona uzanması demek. Oto yıkama randevu sistemi bu yükü müşteriye devreder: paylaştığınız linki açan müşteri boş saatleri görür, uygun olanı seçer ve randevusunu kendisi alır. Siz de takviminize düşen kaydı görürsünüz.

Bu yazıda online randevunun oto yıkamada nasıl kurulacağını, çift randevunun ve sahte kaydın nasıl önleneceğini, gelen randevunun ekipte kime düşeceğini anlatıyoruz. Örnekleri Cleandy oto yıkama programı üzerinden veriyoruz.

Telefonla Randevu Neden Yetmiyor?

Telefon ve WhatsApp yazışmasıyla alınan randevunun üç zayıf noktası vardır:

• Kayıt dağınık kalır. Randevu bir telefonda, bir defterde, bazen de yalnızca çalışanın aklında durur.
• Çakışma fark edilmez. Aynı yıkama yerine aynı saate iki araç yazılır; sorun ancak araçlar kapıya geldiğinde ortaya çıkar.
• Mesai dışı talep kaçar. Akşam geç saatte randevu sormak isteyen müşteri cevap alamayınca başka yere gider.

Online randevu bu üç sorunu birlikte çözer: kayıt tek takvimde toplanır, dolu saat seçilemez, link gece gündüz açıktır.

Oto Yıkama Randevu Sistemi Nasıl Çalışır?

Cleandy'de kurulum birkaç dakikalık iştir. Akış şöyledir:

1. Yıkama yerlerini tanımlayın. Oto Yıkama ekranındaki "Slotlar" bölümünden her yıkama yerine isim ve renk verirsiniz (ör. "Bay 1"). Takvimde her yer ayrı bir sütun olur.
2. Çalışma düzenini girin. "Çalışma" bölümünde çalışma günlerini, açılış ve kapanış saatlerini, tatil ve kapalı günleri işaretlersiniz.
3. Linki paylaşın. "Randevu Linki" düğmesi linki WhatsApp'ta paylaşmanız için hazırlar. Aynı linki web sitenize veya sosyal medya profilinize de koyabilirsiniz.
4. Müşteri saat seçer. Linki açan müşteri günü seçer; her yıkama yeri için yarım saatlik dilimleri Müsait, Dolu veya Geçmiş olarak görür.
5. Telefon doğrulanır. Müşteri numarasını yazar, WhatsApp'ına gelen 4 haneli kodu girer. Kod 10 dakika geçerlidir.
6. Bilgiler girilir. Ad, plaka (zorunlu), araç tipi, istenen hizmetler ve varsa not girilir; "Randevu Al" ile kayıt tamamlanır.
7. Onay WhatsApp'tan gider. Müşteriye tarih, saat ve plakayı içeren onay mesajı gönderilir; randevu sizin takviminize düşer.

Müşterinin uygulama indirmesine ya da üye olmasına gerek yoktur; sayfa telefonun tarayıcısında açılır. Sayfa, müşterinin tarayıcı diline göre Türkçe, İngilizce, Almanca, Rusça ve Arapça dahil 12 dilde görünür. Turistik bölgelerdeki ya da yabancı müşterisi çok olan işletmeler için küçük ama işe yarar bir ayrıntıdır.

Çift Randevu ve Sahte Kayıt Nasıl Önlenir?

Online randevuya geçmeyi düşünen işletme sahiplerinin en sık sorduğu iki soru şudur: "Aynı saate iki kişi yazılırsa ne olacak?" ve "Biri şaka olsun diye randevu alırsa?"

• Çakışma kontrolü: Bir yıkama yerinde o saat dilimi doluysa müşteri o dilimi seçemez. İki müşteri aynı anda aynı saate denese bile sistem ikinci kaydı kabul etmez ve başka bir saat seçilmesini ister. Farklı yıkama yerleri ise aynı saatte ayrı ayrı randevu alabilir.
• Telefon doğrulaması: Randevu formu, WhatsApp'a gelen kod girildikten sonra açılır. Onay mesajı da doğrulanan numaraya gider; böylece elinizde gerçek bir iletişim numarası olur.
• Kapalı günler: Tatil olarak işaretlediğiniz ya da çalışma günü olmayan günlerde sayfa randevu almaz ve müşteriye bunu açıkça yazar.

Bu üç kontrol, online randevuya geçişteki en büyük çekinceyi, yani kontrolü kaybetme korkusunu ortadan kaldırır: müşteri randevuyu kendisi alır, ama hangi gün, hangi saat aralığında ve hangi yıkama yerine alabileceğini siz belirlersiniz.

Gelen Randevu Ekipte Kime Düşer?

Linkten gelen randevu "Bekliyor" durumuyla ve personel atanmadan kaydedilir. Bu kayıtlar takvimin üstündeki Atanmamış İşler Havuzu'nda görünür. Boştaki eleman işi "Üstlen" düğmesiyle kendine alır ya da yönetici "Eleman Ata" ile uygun kişiye verir.

Telefonla gelen randevuları da aynı takvime siz eklersiniz: takvimde boş bir alana tıklayıp plaka, araç tipi, yıkama yeri, başlangıç ve bitiş saati, eleman, durum ve not girersiniz. Eleman seçmezseniz program sizi uyarır, çünkü o kayıt hiçbir elemanın ekranında görünmez.

Eleman rolündeki kullanıcılar takvimde yalnızca kendilerine atanan randevuları görür. Elle eklenen randevularda başlangıç ve bitiş saatini serbestçe belirlediğiniz için uzun süren bir detailing işi takvimde o kadar yer kaplar; online randevu sayfasında da o saatler müşteriye "Dolu" görünür.

Randevudan Teslime Günlük Akış

Randevu sistemi tek başına bir takvimdir; asıl değerini günlük akışa bağlandığında gösterir. Araç geldiğinde randevuyu tek tuşla siparişe dönüştürürsünüz; plaka, araç tipi ve seçilen hizmetler fişe hazır gelir:

• Durum takibi: Her kayıt Bekliyor, Devam Ediyor, Tamamlandı veya İptal olarak işaretlenir. Takvimin altındaki sayaç gün içinde kaç aracın hangi aşamada olduğunu gösterir.
• Kasada plaka: Araç geldiğinde sipariş ekranında plakayı yazar ya da kamerayla okutursunuz; kayıtlı müşteri kartı açılır.
• WhatsApp fişi: Fiş kaydedilirken WhatsApp anahtarı açıksa fiş müşteriye kendiliğinden gider.

Gün boyunca hangi aracın nerede olduğunu nasıl izleyeceğinizi oto yıkama takip programı yazımızda ayrıntılı anlattık.

Online Randevuya Geçişte Pratik İpuçları

• Linki görünür yerlere koyun. WhatsApp profil açıklaması, Google işletme profiliniz ve sosyal medya hesaplarınız müşterinin ilk baktığı yerlerdir.
• Telefonla soranlara linki gönderin. "Hangi saat boş?" diye yazan müşteriye uzun yazışma yerine linki iletin; boş saatleri kendisi görür.
• Sabah havuza bakın. Gün başlamadan Atanmamış İşler Havuzu'nu kontrol edip randevuları elemanlara dağıtın.
• Tatilleri önceden girin. Bayram ve kapalı günleri baştan işaretlerseniz o günlere randevu gelmez.
• Kasada hatırlatın. Ödeme sırasında müşteriye bir sonraki yıkama için linki kullanabileceğini söyleyin.

Randevu Sistemi Seçerken Sorulacak 5 Soru

1. Müşteri randevuyu uygulama indirmeden, üye olmadan alabiliyor mu?
2. Aynı yıkama yerine aynı saate ikinci randevu engelleniyor mu?
3. Telefon numarası doğrulanıyor mu, onay mesajı WhatsApp'tan gidiyor mu?
4. Tatil ve kapalı günler randevuya kapatılabiliyor mu?
5. Gelen randevu personele atanabiliyor, personel yalnızca kendi işini görebiliyor mu?

Sıkça Sorulan Sorular

Müşterinin randevu almak için uygulama indirmesi gerekir mi?

Hayır. Randevu linki telefonun tarayıcısında açılır ve üyelik istenmez. Müşteri yalnızca WhatsApp'ına gelen doğrulama kodunu girer.

Aynı saate iki araç randevu alabilir mi?

Farklı yıkama yerlerine alabilir. Aynı yıkama yerinde dolu olan saat dilimi seçilemez; sistem ikinci randevuyu kabul etmez.

Kapalı olduğum günlerde randevu gelir mi?

Gelmez. Tatil olarak işaretlediğiniz ve çalışma günü olmayan günlerde randevu sayfası kayıt almaz.

Online gelen randevuyu hangi personel üstlenir?

Online randevular personel atanmadan Atanmamış İşler Havuzu'na düşer. Eleman işi üstlenir ya da yönetici uygun elemana atar.

Randevu Linkinizi Bugün Oluşturun

Online randevuya geçmek için Cleandy'nin oto yıkama yazılımını inceleyin ve 15 gün ücretsiz deneyin; kredi kartı gerekmez.