Gestionale Autolavaggio: Monitoraggio dall'Accettazione alla Consegna
Sabato pomeriggio: quattro auto sono sotto la schiuma, tre in fila e una aspetta la consegna. Squilla il telefono: "A che punto è la mia auto?" Per rispondere guardi prima la lavagna, poi chiedi all'addetto al lavaggio e infine sfogli il blocchetto delle ricevute. Un gestionale per autolavaggio esiste proprio per eliminare questo momento: da un'unica schermata vedi quale auto è in attesa, quale è finita, chi lavora in quale postazione e cosa c'è in cassa a fine giornata.
In questo articolo spieghiamo passo dopo passo, dall'accettazione alla consegna, cosa deve registrare un software di monitoraggio in un autolavaggio. Gli esempi si basano sul software per autolavaggio Cleandy, ma puoi usare l'elenco come checklist qualunque programma tu stia valutando.
Cosa Deve Monitorare un Gestionale per Autolavaggio?
Man mano che l'attività cresce, le informazioni tenute a mente si disperdono in fretta. Un buon sistema di monitoraggio deve rispondere all'istante almeno a queste sette domande:
- Veicolo: quale targa, quale tipo di veicolo, è già venuto in passato?
- Cliente: a chi appartiene il veicolo, qual è il suo telefono, ha un credito o un pacchetto?
- Servizio: lavaggio esterno, pulizia interna o lucidatura e ceratura?
- Postazione: in quale postazione di lavaggio si trova il veicolo e a che ora?
- Personale: chi si è preso il lavoro?
- Stato: è in attesa, in lavorazione o pronto per la consegna?
- Pagamento: contanti, carta o addebito sul conto cliente?
Se ognuna di queste sette informazioni sta su un foglio diverso, non stai monitorando nulla: stai solo prendendo appunti.
1. Accettazione del Veicolo: il Monitoraggio Parte dalla Targa
In un autolavaggio il modo più rapido per riconoscere il cliente è la targa. In Cleandy, quando digiti la targa nel relativo campo della schermata ordini e la cerchi, vengono trovati il veicolo registrato e il suo proprietario, e il cliente viene selezionato automaticamente. Se nelle ore di punta non vuoi perdere tempo a digitare, puoi leggere la targa con la fotocamera del telefono o del tablet: inquadri la targa nella cornice sullo schermo, controlli la targa letta e la confermi. L'immagine viene elaborata sul dispositivo e non viene inviata all'esterno; se una targa non si riesce a leggere, la digiti a mano.
Se nella targa c'è una lettera sbagliata, il programma propone con un "Intendevi forse…?" le targhe registrate che differiscono di un solo carattere. Una targa non registrata, invece, si aggiunge con un tocco al cliente selezionato. Poiché a un cliente si possono associare più veicoli, le auto di famiglia e quelle aziendali si raccolgono nella stessa scheda.
Poi scegli uno degli oltre 12 tipi di veicolo (Berlina/Hatchback, SUV/Crossover, Minibus/Furgone, Pick-up/Autocarro leggero, Moto, Lusso/Sportiva e altri) e i servizi da eseguire; i prezzi arrivano dal listino di quel tipo di veicolo. Nei piani Professional e superiori puoi anche allegare alla ricevuta una foto del veicolo al momento dell'accettazione: nella discussione "questo graffio l'avete fatto voi" hai una prova in mano.
2. Postazioni di Lavaggio e Personale: Chi, Dove, Cosa Sta Facendo?
Se hai più postazioni di lavaggio, è qui che inizia la vera confusione. Nella schermata Autolavaggio di Cleandy ogni postazione di lavaggio è una colonna separata del calendario; le dai un nome e un colore, come "Box 1" o "Box 2". Ogni scheda mostra targa, tipo di veicolo e dipendente che esegue il lavoro: con un'occhiata capisci quale veicolo si trova in quale postazione.
Ogni registrazione ha uno stato: In attesa, In corso, Completato o Annullato. Sotto il calendario trovi il numero di registrazioni per stato e il totale della giornata; la risposta alla domanda "quante auto sono in attesa?" arriva senza contare.
Sul fronte del personale, due regole ti semplificano il lavoro:
- Ogni dipendente vede solo il proprio lavoro. Un utente con ruolo Dipendente vede sulla sua schermata solo i veicoli assegnati a lui; l'elenco non si affolla.
- Nessun lavoro resta senza responsabile. Le registrazioni senza dipendente assegnato restano in attesa nell'area "Lavori non assegnati". Il dipendente libero prende il lavoro con "Prendi in carico" oppure il responsabile lo distribuisce con "Assegna dipendente".
Se lavori su appuntamento, il cliente può anche fissare da solo il proprio appuntamento su questo calendario tramite un link; ne abbiamo parlato nell'articolo sul sistema di prenotazione per autolavaggio.
3. Auto in Attesa e Auto Pronte: l'Elenco Consegne
Il calendario mostra il piano, l'elenco delle consegne mostra la realtà della cassa. Nella schermata "Lavori pronti per la consegna" filtri le ricevute aperte per In lavorazione e Pronto e cerchi per numero di ricevuta, nome del cliente o telefono.
Quando il veicolo è finito basta premere il pulsante "Pronto". Se hai impostato il modello di messaggio WhatsApp e il cliente non ha disattivato le notifiche WhatsApp, al cliente parte il messaggio di auto pronta. Con il pulsante "Promemoria WA" della stessa schermata puoi reinviare in qualsiasi momento il messaggio "Il tuo ordine è pronto" con numero di ricevuta e voci. Così non devi più chiamare i clienti uno per uno per dire che l'auto è pronta. Quando il veicolo viene riconsegnato al proprietario, la consegna si registra dalla schermata Consegna; se il pagamento è previsto alla consegna, lo si incassa lì.
4. Cassa Giornaliera: un Solo Report a Fine Giornata
L'ultimo anello del monitoraggio è il denaro. In Cleandy registri l'incasso in contanti, con carta di credito, sul conto cliente o come pagamento alla consegna. A fine giornata il report Z raccoglie in una sola pagina:
- Numero totale di ordini e fatturato
- Ripartizione per metodo di pagamento (contanti, carta, conto cliente, bonifico e altri)
- Spese della giornata
- Ricevute annullate e motivi dell'annullamento
- Conto di cassa: fondo cassa iniziale e contanti da consegnare
Il report si può generare per un singolo giorno o per un intervallo di date ed esportare in Excel. La cassa si segue anche per dipendente: chi ha incassato quanto e cosa ritirare da chi a fine giornata, tutto separato. Nell'elenco delle ricevute, accanto a ogni ricevuta compare il nome del cassiere che l'ha registrata. Un utente con ruolo Cassiere, invece, non può accedere al report Z né all'elenco delle ricevute; i numeri di fine giornata li segui tu e le persone che autorizzi.
5. Storico Cliente: alla Seconda Visita Non Si Riparte da Zero
Il valore a lungo termine di un software di monitoraggio si accumula nella scheda cliente. In Cleandy la scheda cliente contiene le targhe registrate, le ricevute precedenti, i pagamenti e il saldo aggiornato; se hai venduto un abbonamento mensile o un pacchetto di lavaggi, qui trovi anche i lavaggi rimanenti. Alle flotte o ai clienti aziendali che pagano a credito puoi inviare su WhatsApp l'estratto conto dell'intervallo di date che scegli.
Se vuoi fidelizzare i clienti abituali con un pacchetto, leggi il nostro articolo sul sistema di abbonamenti e pacchetti per autolavaggio.
Quaderno o Gestionale per Autolavaggio: le Differenze
| Aspetto | Quaderno / lavagna | Gestionale per autolavaggio |
|---|---|---|
| Trovare il cliente | Sfogliare le pagine cercando il nome | Digitare la targa o leggerla con la fotocamera |
| Quale veicolo in quale postazione | Guardare la lavagna, chiedere | Calendario per postazione di lavaggio |
| Chi sta facendo il lavoro | A memoria | Nome del dipendente su ogni registrazione |
| Auto in attesa e pronte | Controllo una per una | Filtro In lavorazione / Pronto |
| Avvisare il cliente | Telefonata | Messaggio WhatsApp di auto pronta |
| Cassa di fine giornata | Somma a mano | Report Z per metodo di pagamento |
| Storico cliente | Nei vecchi quaderni | Ricevute, pagamenti e saldo nella scheda cliente |
Domande Frequenti
Il gestionale per autolavaggio si può usare dallo smartphone?
Sì. Cleandy funziona dal browser; accedi da telefono, tablet o computer senza installare nulla. Per la lettura della targa si usa la fotocamera del telefono o del tablet.
Un dipendente può vedere i lavori dei colleghi?
Un utente con ruolo Dipendente vede nel calendario solo le registrazioni assegnate a lui. I lavori non assegnati restano in un'area comune e il dipendente può prenderli in carico.
Quando il veicolo è pronto il cliente viene avvisato?
Quando segni il veicolo come "Pronto" nell'elenco delle consegne, se il modello di messaggio WhatsApp è impostato e le notifiche del cliente sono attive, al cliente parte un messaggio WhatsApp. Con "Promemoria WA" puoi anche inviarlo manualmente.
Cosa succede se la targa viene digitata male?
Il programma propone le targhe registrate che differiscono di un solo carattere. Quando selezioni la targa giusta si apre la scheda cliente; se la targa non è registrata, la aggiungi al cliente che selezioni.
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