Logiciel de suivi pour lavage auto : de la réception à la remise, tout est suivi

Samedi après-midi : quatre véhicules sous la mousse, trois dans la file, un qui attend d'être remis. Le téléphone sonne : « Où en est ma voiture ? » Pour répondre, vous regardez d'abord le tableau blanc, puis vous demandez au laveur, et enfin vous fouillez le carnet de reçus. Un logiciel de suivi pour lavage auto existe précisément pour faire disparaître ce moment : vous voyez sur un seul écran quel véhicule attend, lequel est terminé, qui travaille sur quelle piste de lavage et ce qu'il y a dans la caisse en fin de journée.

Dans cet article, nous expliquons étape par étape, de la réception à la remise, ce qu'un logiciel de suivi doit enregistrer dans un lavage auto. Nous prenons pour exemple le logiciel de lavage auto Cleandy ; mais quel que soit le logiciel que vous évaluez, vous pouvez utiliser cette liste comme grille de contrôle.

Que doit suivre un logiciel de suivi pour lavage auto ?

À mesure que l'activité grandit, les informations que l'on garde en tête s'éparpillent vite. Un bon système de suivi doit pouvoir répondre instantanément au moins à ces sept questions :

• Véhicule : quelle plaque, quel type de véhicule, est-il déjà venu ?
• Client : à qui appartient le véhicule, quel est son téléphone, a-t-il un solde ou un forfait ?
• Prestation : lavage extérieur, nettoyage intérieur, polissage et cire ?
• Emplacement : sur quelle piste de lavage se trouve le véhicule, et à quelle heure ?
• Personnel : qui s'est chargé du travail ?
• Statut : en attente, en cours, prêt à remettre ?
• Paiement : espèces, carte, ou inscrit sur le compte client ?

Si chacune de ces sept informations se trouve sur un papier différent, vous ne faites pas de suivi : vous prenez simplement des notes.

1. Réception du véhicule : le suivi commence par la plaque

Dans un lavage auto, le moyen le plus rapide de reconnaître un client, c'est sa plaque. Dans Cleandy, lorsque vous saisissez la plaque dans le champ prévu sur l'écran de commande et lancez la recherche, le véhicule enregistré et son propriétaire sont retrouvés, et le client est sélectionné automatiquement. Si vous ne voulez pas perdre de temps à taper aux heures de pointe, vous pouvez lire la plaque avec la caméra du téléphone ou de la tablette : vous placez la plaque dans le cadre affiché à l'écran, puis vous vérifiez et confirmez la plaque lue. L'image est traitée sur l'appareil et n'est pas envoyée à l'extérieur ; si une plaque ne peut pas être lue, vous la saisissez à la main.

Si une lettre de la plaque a été mal tapée, le logiciel propose, avec « Vouliez-vous dire ? », les plaques enregistrées qui diffèrent d'un seul caractère. Une plaque non enregistrée s'ajoute d'une touche au client sélectionné. Comme on peut associer plusieurs véhicules à un même client, les voitures de la famille et les véhicules de société sont regroupés sur la même fiche.

Vous choisissez ensuite l'un des plus de 12 types de véhicules (Berline/Compacte, SUV/Crossover, Minibus/Fourgonnette, Pick-up/Utilitaire léger, Moto, Luxe/Sportive, etc.) et les prestations à réaliser ; les prix proviennent de la grille tarifaire de ce type de véhicule. Avec les offres Professional et supérieures, vous pouvez aussi joindre au reçu une photo du véhicule prise à la réception : face à un « cette rayure, c'est chez vous qu'elle a été faite », vous disposez d'une trace.

2. Pistes de lavage et personnel : qui fait quoi, et où ?

Si vous avez plusieurs pistes de lavage, c'est là que la vraie confusion commence. Sur l'écran Lavage auto de Cleandy, chaque piste de lavage forme une colonne distincte dans l'agenda ; vous lui donnez un nom et une couleur, par exemple « Piste 1 », « Piste 2 ». Chaque carte affiche la plaque, le type de véhicule et l'employé qui réalise le travail ; vous voyez d'un coup d'œil quel véhicule se trouve sur quelle piste.

Chaque enregistrement a un statut : En attente, En cours, Terminé ou Annulé. Sous l'agenda figurent le nombre d'enregistrements par statut pour la journée et le nombre total d'enregistrements ; la réponse à la question « combien de véhicules attendent ? » s'obtient sans compter.

Côté personnel, deux règles vous simplifient la vie :

• Chaque employé ne voit que son propre travail. Un utilisateur au rôle Employé ne voit à l'écran que les véhicules qui lui sont attribués ; la liste reste lisible.
• Aucun travail ne reste sans responsable. Les enregistrements sans employé attribué attendent dans « Rendez-vous non attribués ». Un employé disponible prend le travail avec « Prendre en charge », ou le gérant le répartit avec « Attribuer un employé ».

Si vous travaillez sur rendez-vous, le client peut aussi réserver lui-même son créneau dans cet agenda grâce à un lien ; nous détaillons ce fonctionnement dans notre article sur le système de rendez-vous pour lavage auto.

3. Véhicules en attente et terminés : la liste de remise

L'agenda montre le planning ; la liste de remise, elle, montre la réalité de la caisse. Sur l'écran « Liste de Livraison », qui regroupe les travaux prêts à remettre, vous filtrez les reçus ouverts entre En cours et Prêt, et vous recherchez par numéro de reçu, nom du client ou téléphone.

Quand le véhicule est terminé, il suffit d'appuyer sur le bouton « Prêt ». Si vous avez défini votre modèle de message WhatsApp et que le client n'a pas désactivé les notifications WhatsApp, le message « prêt » lui est envoyé. Le bouton « WA Rappel » du même écran vous permet de renvoyer à tout moment le message « Votre commande est prête », avec le numéro de reçu et les articles. Vous n'avez donc plus à appeler chaque client un par un pour lui dire que son véhicule est prêt. Au moment de rendre le véhicule à son propriétaire, la remise est enregistrée depuis l'écran Livraison ; si le paiement doit se faire à la remise, il est encaissé à cet endroit.

4. Caisse du jour : un seul rapport en fin de journée

Le dernier maillon du suivi, c'est l'argent. Dans Cleandy, vous encaissez en espèces, par carte bancaire, sur le compte client ou en paiement à la livraison. En fin de journée, le rapport Z réunit sur une seule page :

• Le nombre total de commandes et le chiffre d'affaires
• La répartition par mode de paiement (espèces, carte, compte client, virement, etc.)
• Les dépenses de la journée
• Les reçus annulés et les motifs d'annulation
• Le calcul de caisse : fonds de caisse initial et espèces à remettre

Le rapport peut être édité pour une seule journée ou pour une période, et exporté vers Excel. La caisse est aussi suivie par employé : qui a encaissé combien, et ce qu'il faut récupérer auprès de chacun en fin de journée, tout apparaît séparément. Dans la liste des reçus, le nom du caissier qui a réalisé l'opération figure à côté de chaque reçu. Un utilisateur au rôle Caissier, en revanche, n'a accès ni au rapport Z ni à la liste des reçus ; les chiffres de fin de journée, ce sont vous et les personnes que vous autorisez qui les suivez.

5. Historique client : ne repartez pas de zéro à la deuxième visite

La valeur à long terme d'un logiciel de suivi s'accumule dans la fiche client. Dans Cleandy, la fiche client regroupe les plaques enregistrées, les reçus passés, les paiements et le solde actuel ; si vous avez vendu un abonnement mensuel ou un forfait de lavages, les lavages restants y figurent aussi. Aux flottes ou clients professionnels qui paient à crédit, vous pouvez envoyer par WhatsApp le relevé de compte de la période de votre choix.

Pour fidéliser vos clients réguliers grâce à un forfait, consultez notre article sur le système d'abonnements et de forfaits pour lavage auto.

Cahier ou logiciel de suivi : la différence

Questions fréquentes

Peut-on utiliser un logiciel de suivi pour lavage auto depuis un téléphone ?

Oui. Cleandy fonctionne dans le navigateur ; vous vous connectez depuis un téléphone, une tablette ou un ordinateur sans rien installer. La lecture des plaques utilise la caméra du téléphone ou de la tablette.

Les employés peuvent-ils voir le travail de leurs collègues ?

Un utilisateur au rôle Employé ne voit dans l'agenda que les enregistrements qui lui sont attribués. Les travaux non attribués restent dans un espace commun, et l'employé peut les prendre en charge.

Le client est-il prévenu quand son véhicule est prêt ?

Lorsque vous marquez le véhicule comme « Prêt » dans la liste de remise, un message WhatsApp est envoyé au client si un modèle de message WhatsApp est défini et que ses notifications sont activées. Vous pouvez aussi envoyer le message manuellement avec « WA Rappel ».

Que se passe-t-il si la plaque est mal saisie ?

Le logiciel propose les plaques enregistrées qui diffèrent d'un seul caractère. Quand vous choisissez la bonne plaque, la fiche client s'ouvre ; si la plaque n'est pas du tout enregistrée, vous l'ajoutez au client sélectionné.

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