Système d'abonnement pour lavage auto : forfaits mensuels et suivi des lavages restants

Le chiffre d'affaires d'un lavage auto dépend de la météo : un samedi ensoleillé, la file s'allonge ; une semaine pluvieuse, les pistes restent vides. Le forfait de lavage mensuel est le moyen le plus pratique de lisser ces variations : le client paie d'avance, et vous le revoyez plusieurs fois au cours du mois. Mais un abonnement n'est rentable que si son suivi est rigoureux. Dans cet article, nous expliquons comment mettre en place un système d'abonnement pour lavage auto, comment suivre les lavages restants et comment s'assurer que le forfait est utilisé sur le bon véhicule.

Nous prenons pour exemple le logiciel de lavage auto Cleandy, qui fonctionne à partir de la plaque.

Qu'apporte l'abonnement à un lavage auto ?

• De la trésorerie d'avance : le prix du forfait entre en caisse au moment de la vente.
• Des clients réguliers : un client qui a encore des lavages à utiliser ne va pas chez un concurrent ; c'est chez vous qu'il vient en profiter.
• Une affluence prévisible : en voyant à quelle fréquence viennent vos abonnés, vous planifiez plus clairement le personnel et les produits.
• Des occasions de vente additionnelle : proposer un nettoyage intérieur, un polissage ou une cire à un client venu pour son lavage d'abonnement devient plus facile.

N'oubliez pas le risque pour autant : un forfait suivi sur un cahier tourne vite à la dispute du type « Il me restait encore un lavage ». C'est pourquoi il faut mettre en place le système de suivi avant de commencer à vendre des abonnements.

Forfait de lavages ou abonnement mensuel ?

Cleandy fonctionne avec deux types de forfaits. Le choix dépend du profil de vos clients :

Par exemple, vous pouvez créer un forfait de lavages « 5 lavages, valable 90 jours » ou un abonnement du type « lavage extérieur illimité au mois ». C'est vous qui fixez les prix selon votre zone et vos coûts ; nous expliquons comment construire vos tarifs dans notre guide de tarification du lavage auto.

Comment mettre en place un système d'abonnement pour lavage auto ?

1. Définissez vos modèles de forfaits. Dans la section « Forfaits de lavage » des Paramètres, vous saisissez pour chaque forfait un nom, un type (forfait lavages ou abonnement mensuel), un nombre de lavages et un prix ; vous pouvez, si vous le souhaitez, ajouter une durée de validité en jours aux forfaits de lavages. Un forfait que vous ne vendez plus peut être désactivé : il n'apparaît plus sur l'écran de vente.

2. Vendez depuis la fiche client. Dans la section « Véhicules et forfaits » de la fiche client, appuyez sur le bouton « Vendre un forfait ». Le caissier choisit le modèle ; si besoin, il modifie le nombre de lavages et le prix pour cette vente précise.

3. Liez le forfait à une plaque ou laissez-le ouvert. Si le client a des véhicules enregistrés, vous pouvez lier le forfait à un seul véhicule avec l'option « Cette plaque uniquement », ou le laisser ouvert avec « Tous les véhicules ».

4. Encaissez le paiement. La vente est réglée en espèces ou par carte, un reçu de vente est créé et le montant est enregistré dans la caisse du jour. La vente apparaît dans la liste des reçus avec le nom du caissier.

Reconnaissance par la plaque : le forfait est utilisé sur le bon véhicule

Quand un abonné arrive, le caissier n'a pas besoin de chercher dans la liste des clients. Sur l'écran de commande, vous tapez la plaque ou la lisez avec la caméra du téléphone ; si la plaque est enregistrée, le client est sélectionné et ses forfaits actifs s'affichent immédiatement avec les lavages restants, par exemple « 3/5 ». Pour les abonnements illimités, la mention « Illimité » apparaît.

À l'étape du paiement, l'option « Déduire du forfait » apparaît. Le logiciel contrôle chaque utilisation :

• Un forfait expiré ne peut pas être utilisé.
• Un forfait épuisé ne peut pas être utilisé.
• Un forfait lié à une plaque ne peut pas être utilisé sur un autre véhicule.

Dans ces cas, l'option apparaît désactivée et en indique la raison : « expiré », « épuisé » ou « autre plaque ». Chaque véhicule du panier compte pour un lavage ; si les lavages restants ne suffisent pas, le forfait couvre ce qu'il peut et vous encaissez le reste avec les modes de paiement habituels. Si le reçu est entièrement couvert par le forfait, il est clôturé avec le paiement « Forfait ».

Suivi des lavages restants : sur le reçu et sur WhatsApp

Dans un abonnement, ce sont les lavages restants qui provoquent le plus de litiges. Cleandy les rend visibles par écrit à chaque lavage : le reçu imprimé comme le reçu WhatsApp comportent une ligne du type « 📦 Nom du forfait : 1 déduit(s) — Reste : 2 ». Le client sait combien de lavages il lui reste sans avoir à vous appeler.

La fiche client conserve l'historique d'utilisation de chaque forfait : la date, la plaque, le nombre de lavages déduits et le numéro du reçu correspondant y sont listés. Un reçu réglé par forfait ne peut plus être modifié ensuite ; en cas d'erreur, on annule le reçu et on le ressaisit. Lorsqu'un reçu est annulé, les lavages déduits sont recrédités sur le forfait : le client ne perd pas ses droits. Cette règle empêche aussi toute manipulation des lavages à la caisse.

Ne laissez pas filer les abonnements qui arrivent à échéance

Dans l'abonnement mensuel, le vrai revenu, c'est le renouvellement. Les abonnements à trois jours de leur échéance sont listés en haut de l'écran de commande sous le titre « Abonnements bientôt expirés », avec le nom du client, la plaque et la date de fin. Le caissier rappelle le renouvellement au client lorsqu'il se présente.

Le renouvellement se fait avec le bouton « Renouveler » de la fiche client : le paiement est encaissé et la nouvelle période commence le jour même. Les lavages non utilisés ne sont pas reportés sur la nouvelle période. Annoncer clairement cette règle au client au moment de la vente évite d'emblée toute contestation ultérieure.

Le prépaiement plutôt que le forfait : le solde

Tous les clients ne veulent pas de forfait. Certains, notamment ceux qui amènent des véhicules de société, préfèrent verser une somme d'avance et faire déduire les lavages de ce montant. Avec « Recharger » sur la fiche client, vous encaissez un prépaiement ; sur les reçus suivants, l'option « Déduire du solde » règle le montant sur le solde. Le solde restant figure aussi sur le reçu WhatsApp.

Exemple : un mois dans la vie d'un abonné

Le 5 du mois, vous vendez à M. Martin un abonnement mensuel de quatre lavages et vous liez le forfait à la plaque AB-123-CD ; le paiement est réglé par carte et le reçu de vente est enregistré en caisse. À chaque visite de M. Martin, le caissier lit la plaque, « Déduire du forfait » est sélectionné et le reçu WhatsApp indique les lavages restants. Un jour, son épouse se présente avec un autre véhicule en comptant sur le même forfait ; comme le forfait est lié à la plaque, le logiciel refuse l'utilisation et le lavage est facturé au tarif normal. Trois jours avant la fin de la période, le nom de M. Martin apparaît dans la liste à la caisse ; le caissier lui propose le renouvellement lors de sa visite suivante et, avec « Renouveler », la nouvelle période commence le jour même.

Points d'attention pour créer vos forfaits

• Restez simple. Deux ou trois forfaits suffisent ; dix formules différentes fatiguent le caissier comme le client.
• Annoncez les règles à la vente. La durée de validité, le lien avec la plaque et le non-report des lavages doivent être expliqués dès le départ.
• Calculez vos coûts. Pour un abonnement illimité, tenez compte de ce que vous coûte le client qui vient le plus souvent.
• Suivez les renouvellements. Surveillez les abonnés dont l'échéance approche dans la liste à la caisse et rappelez-le-leur à leur passage.

Si vous vous demandez comment suivre les véhicules des abonnés au fil de la journée, consultez notre article sur le logiciel de suivi pour lavage auto.

Questions fréquentes

Peut-on proposer des lavages illimités dans un abonnement mensuel ?

Oui. Si vous laissez vide le nombre de lavages d'un abonnement mensuel, le forfait devient illimité ; les lavages effectués pendant la période sont déduits du forfait et inscrits dans l'historique d'utilisation.

Les lavages non utilisés sont-ils reportés au mois suivant ?

Non. Lorsque l'abonnement mensuel est renouvelé, la nouvelle période commence le jour même et les lavages restants de la période précédente sont remis à zéro.

Peut-on utiliser un forfait sur deux véhicules du même client ?

Si vous choisissez « Tous les véhicules » lors de la vente, le forfait peut être utilisé sur les véhicules qu'amène le client. Si vous choisissez « Cette plaque uniquement », il n'est valable que pour ce véhicule.

Comment la vente d'un forfait apparaît-elle dans la caisse ?

Le forfait est encaissé en espèces ou par carte au moment de la vente et un reçu de vente est créé ; le montant est enregistré dans la caisse du jour.

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