Suivi des Dépenses avec Cleandy
Le module de dépenses de Cleandy est conçu pour tous les secteurs : pressing, nettoyage de tapis, nettoyage de canapés, cirage, lavage de voiture, salons de beauté — quelle que soit l'entreprise que vous gérez, vous pouvez saisir vos dépenses quotidiennes depuis le même écran.
Pour savoir combien d'argent doit se trouver en caisse en fin de journée, il faut suivre non seulement les encaissements, mais aussi toutes les dépenses effectuées dans la journée. Classez la dépense par catégorie, enregistrez-la ; elle sera automatiquement déduite de la caisse dans le rapport Z de fin de journée.
Comment Saisir une Dépense ?
- Ouvrez la page Saisie des Dépenses dans le menu de gauche.
- Cliquez sur le bouton Nouvelle Dépense en haut à droite.
- Sélectionnez le type de dépense (les catégories sont expliquées ci-dessous).
- Saisissez le montant et éventuellement une description.
- Enregistrez — la dépense apparaît immédiatement dans la liste.
Si vous souhaitez supprimer une dépense, vous pouvez utiliser l'icône de corbeille à droite de la ligne.
Catégories de Dépenses
Les catégories sont identiques dans tous les secteurs utilisant Cleandy :
| Catégorie | Quand l'utiliser ? |
|---|---|
| Personnel | Salaires, primes, cotisations sociales |
| Comptabilité | Honoraires comptable, charges fiscales |
| Carburant | Carburant véhicule, frais de coursier |
| Consommables | Produits chimiques, sacs, cintres, produits d'entretien, emballages |
| Loyer | Loyer du local commercial |
| Factures | Électricité, eau, gaz naturel, internet |
| Autres | Toutes les dépenses ne rentrant pas dans les catégories ci-dessus |
Choisir la bonne catégorie vous aide à comprendre combien chaque poste de dépense représente en fin de mois — du pressing au salon de beauté, du cireur au nettoyeur de tapis : ce besoin est commun à toutes les entreprises.
Filtrage entre Deux Dates
En haut de la page des dépenses se trouvent les champs de date Début et Fin ainsi qu'un filtre Type de Dépense.
- Lorsque vous sélectionnez une plage de semaine ou de mois spécifique et cliquez sur Filtrer, seules les dépenses de cette période sont listées.
- Vous pouvez également utiliser le filtre par catégorie en combinaison pour obtenir des vues ciblées comme « Personnel ce mois-ci » ou « Carburant ce mois-ci ».
- La liste met également à jour le total des dépenses tel qu'affiché à l'écran ; combien a été dépensé pendant quelle période est compris en un coup d'œil.
Déduction des Dépenses dans le Rapport Z
Lorsque vous lancez le rapport Z de fin de journée, Cleandy effectue automatiquement le calcul suivant :
```
Encaissements en espèces
– Dépenses en espèces
= Montant à remettre en caisse
```
Ce calcul fonctionne de la même manière pour les pressings, les nettoyeurs de tapis et les cireurs. Le personnel remettant la caisse à la fermeture sait exactement combien d'argent laisser. Les encaissements par carte et virement sont exclus de ce calcul ; seuls les encaissements en espèces et les dépenses en espèces sont pris en compte.
Exemple de Calcul
| Poste | Montant |
|---|---|
| Encaissements en espèces (jour) | 2.400 ₺ |
| Frais de carburant (espèces) | 150 ₺ |
| Consommables (espèces) | 80 ₺ |
| Remise en caisse | 2.170 ₺ |
Lorsque les dépenses ne sont pas payées en espèces (par exemple, si une facture est prélevée automatiquement), saisissez-les quand même dans le système ; un enregistrement est créé pour les rapports historiques, mais cela n'affecte pas le calcul des espèces dans le rapport Z.
Erreurs Courantes
Ne pas saisir la dépense dans la liste. Ouvrez toujours un enregistrement lorsque de l'argent quitte la caisse ; sinon le montant dans le rapport Z sera supérieur à l'argent réel en caisse et un écart apparaîtra.
Sélectionner la mauvaise catégorie. Au lieu de remplir « Autres », sélectionnez la catégorie la plus appropriée. Voir combien représente chaque poste de dépense dans les rapports mensuels facilite la prise de décisions commerciales.
Laisser la dépense au lendemain. Il est important d'enregistrer la dépense avec la date à laquelle elle a été effectuée ; le rapport Z quotidien prend les dépenses saisies ce jour-là.
Questions Fréquemment Posées
Le suivi des dépenses est-il uniquement pour les pressings ?Non. Le module de dépenses est actif dans tous les secteurs utilisant Cleandy : pressing, nettoyage de tapis, nettoyage de canapés, cirage, lavage de voiture et salons de beauté. Les catégories et l'intégration du rapport Z fonctionnent de la même manière dans chaque secteur.
Une autorisation spéciale est-elle requise pour saisir des dépenses ?Les utilisateurs disposant d'une autorisation administrateur peuvent saisir des dépenses. L'accès des comptes caissiers à la page des dépenses peut être restreint selon les paramètres de l'entreprise.
Puis-je modifier une dépense ?Pour l'instant, vous pouvez supprimer une dépense et la re-saisir ; la fonction d'édition directe sera ajoutée dans la prochaine mise à jour.
Les dépenses sont-elles affichées sur une ligne séparée dans le rapport Z ?Oui. Le rapport Z affiche le total des encaissements, la ventilation par mode de paiement et le total des dépenses sur des lignes séparées. En bas figure le chiffre « Remise en caisse ».
Puis-je exporter les dépenses vers Excel ?Après avoir appliqué les filtres de date et de catégorie sur la page de liste des dépenses, vous pouvez exporter le rapport.